500 Orderinvoer
Een verkooporder bestaat uit een orderkop plus één of meerder orderregels. Orderkoppen en orderregels worden in afzonderlijke bestanden vastgelegd. Verkooporders kunnen worden ingevoerd, gemuteerd en verwijderd.
Hoewel dit programma dezelfde functie heeft als de andere A/I/M prorgramma's, is de structuur ervan anders. Het programma voert berekeningen en controles uit en werkt diverse bestanden bij.
Keuze:
- Ingeven nieuwe orders (aanmaaktak); - Muteren orderkopgegevens (mutatietak); - Muteren orderregelgegevens (mutatietak); - Einde programma.
Ingeven nieuwe orders
Van elke nieuwe order moeten eerst de kopgegevens worden ingevoerd. Tijdens het invoeren van de orderregels blijven de kopregels op het scherm zichtbaar.
Kopgegevens:
Na het ophalen van de betreffende debiteur via zijn debiteurnummer of via een zoeksleutel, worden de NAW-gegevens op het scherm getoond, tevens wordt (indien aanwezig) het vaste verzend- of factuuradres getoond. Deze laatste adresgegevens kunnen worden gewijzigd of, indien niet aanwezig, worden ingebracht. Bij wijzigingen of inbrengen geldt dat deze adresgegevens eenmalig en dus alleen voor de betreffende order van toepassing zijn. Vervolgens kunnen de overige kopgegevens ingegeven worden.
Het ordernummer wordt automatisch door het programma aangemaakt en bestaat uit een tweecijferige jaarcode en een volgnummer van maximaal 6 cijfers. Dit volgnummer wordt voor iedere order met 10 verhoogd.
Ingaven:
- Orderreferentie 16 A
Wordt afgedrukt op pakbon en facuur.
Bijvoorbeeld: "Tel. 18/07/00"
- Afleverdatum DDMMJJ
Toets <RETURN>: overnemen systeemdatum.
Deze datum wordt afgedrukt op diverse order-
overzichten, zie programma 520 (Orderover-
zichten).
De rest van de kop wordt met standaardwaarden gevuld. U krijgt nu de keuze of de orderkopgegevens goed zijn. Indien u voor N kiest kunt u de overige velden wijzigen.
Overige velden:
- Factuurcode 1 N
0: Verwerking bij de eerstvolgende factuurrun;
1: Verwerking bij volgende termijnfacturering
(deze vindt bijvoorbeeld één maal per twee
weken plaats).
Zie ook beschrijving programma 505.
- Ordersoort 1 N
0: Normale order uit magazijn 0 t/m 4;
1: Accijnsvrije order uit magazijn 5 t/m 9
met handmatige prijzen;
2: Accijnsvrije order uit magazijn 5 t/m 9,
accijnsvrij maken op de factuur;
3: Proforma-order;
4: Veraccijnsde order uit accijnsvrij maga-
zijn 5 t/m 9.
- Code vertegen- 2 N
woordiger Wordt standaard overgenomen uit het debiteu-
renrecord, kan gewijzigd worden.
- Code afdeling 2 N
Wordt standaard overgenomen uit het debiteu-
renrecord, kan gewijzigd worden.
- Code btw 1 N
0: Geen btw berekenen;
1: Wel btw berekenen.
- Magazijn 1 N
Toegestane magazijn is afhankelijk van de
ordersoort.
- Code krediet- 1 N
beperking Wordt standaard overgenomen uit het debiteu-
renrecord, kan gewijzigd worden.
- Brandstofkosten 5 D 2
Wordt standaard overgenomen uit het debiteu-
renrecord, kan gewijzigd worden.
Na weergave van de rubrieken faktuurcode t/m brandstofkosten wordt (opnieuw) gevraagd of de kopgegevens juist zijn. Indien accoord, verschijnt de eerste orderregel, indien niet accoord, dan kunt u met een functietoets teruglopen door de weergegeven rubrieken om veranderingen aan te brengen.
Orderregelgegevens:
Het programma kent drie soorten orderregels:
- Normale orderregels; - Emballage orderregels; - Diverse orderregels voor eenmalige artikelen en bonusartikelen.
Aan iedere orderregel wordt door het systeem automatisch een regelnummer toegekend. Per order zijn maximaal 99 regels mogelijk.
Normale orderregels:
Het artikel kan opgehaald worden door ingave van het betreffende artikelnummer of via één van de zoeksleutels. De bijbehorende omschrijving wordt automatisch weergegeven. Indien met programma 400 aangegeven is dat het betreffende artikel voorraad-registrerend is, wordt na ingave van het bestelde aantal de beschikbare voorraad gecontroleerd (beschikbaar = technische voorraad -/- gereserveerd). Is deze voldoende voor het bestelde aantal, dan wordt het bestelde aantal als "te leveren" geregistreerd.
Bij onvoldoende voorraad wordt de voorraadstand getoond. Indien de voorraad onvoldoende is en u toch besluit uit te leveren, wordt het niet leverbare aantal in de rubriek "na te leveren" opgenomen. U kunt op dat moment echter ook kiezen voor het uitleveren van een vervangend artikel.
Er kan ook een negatief aantal worden opgenomen, bijvoorbeeld bij retouren. Is het artikel voorraad-registrerend, dan kan het aantal in de voorraad worden bijgeteld.
Hierna worden de prijs en de mogelijke kortingen getoond. Indien u de prijs niet door het systeem laat bepalen maar voor deze orderregels een afwijkende prijs wilt hanteren, dan wordt met behulp van het prijscontrole-percentage (uit het artikelrecord) gecontroleerd of de ingegeven prijs niet hoger of lager is dan de systeemprijs plus of min het betreffende percentage.
Na berekening van prijs en kortingen vindt de emballage-verwerking plaats. Eén en ander uiteraard alleen indien emballage voor het artikel van toepassing is.
Vervolgens kan op de orderregel nog een aanvullende omschrijving van maximaal 35 posities worden ingegeven.
Afwijkende inhoud:
In de gehele voorraad- en orderverwerking worden de aantallen geïinterpreteerd als "aantal per eenheid verpakking". De waarde in de rubriek "inhoud" van het artikelrecord geeft het aantal per eenheid verpakking aan. Voorbeeld: Artikel is Heineken bier 0,33 ltr en de inhoud is 24 (flesjes per krat). Aantal staat hier voor kratten van 24 flesjes.
Wordt nu een krat met bijvoorbeeld 22 flesjes verkocht, dan wordt bij invoeren van de orderregel niet per eenheid, maar de afwijkende inhoud (hier 22) ingegeven met behulp van een andere functietoets. Bij verdere verwerkingen, zoals berekenen prijs en muteren voorraad, wordt het aantal eenheden als volgt bepaald: aantal geleverd / inhoud (afgerond op hele getallen).
Bepalen prijs en kortingen:
Uitgangspunt is dat te allen tijde de laagste prijs geldt. Componenten die een rol spelen bij het bepalen van de prijs en kortingen zijn:
- Verkoopprijs 0, 1, 2, 3 of 4 uit het artikelrecord
(afhankelijk van code prijs van de debiteur); hierop
zijn de volgende kortingen in percentage en/of bedrag
van toepassing:
- Percentage per debiteur en percentage per debiteur
per artikelgroep verhoogd met het percentage per
artikel;
- Bedrag per debiteur/artikelgroep.
- Prijsafspraak per debiteur/artikel: indien in het betref-
fende record geen prijs is ingevuld, wordt verkoopprijs
0, 1, 2, 3 of 4 uit het artikelrecord opgehaald. Van toe-
passing zijnde kortingen:
- Percentage per debiteur en percentage per debiteur per
artikelgroep verhoogd met het percentage van de prijs-
afspraak;
- Bedrag per debiteur/artikelgroep verhoogd met het be-
drag van de prijsafspraak. Het kortingsbedrag kan ook
negatief worden opgenomen, waardoor dit bedrag dan als
een toeslag verwerkt wordt.
- Staffelprijzen (afhankelijk van code prijs-kwantum/actie):
afhankelijk van het aantal besteld. De van toepassing zijn-
de kortingen zijn gelijk aan die bij de verkoopprijs 0 t/m
4. Bij negatieve aantallen en staffelprijzen, wordt de
staffel met de "absolute" waarde van het aantal benaderd.
Crediteringen met betrekking tot retouren moeten echter
altijd goed bekeken worden. Indien van een afname van bij-
voorbeeld 24 stuks (waarvoor een staffelprijs geldt) er 3
stuks retour komen dan wordt door het programma een te hoge
prijs bepaald.
- Actieprijs per artikel: Alleen indien de actie een prijs is;
dit is dan altijd een netto prijs. Is de actie een
aantal bonuspunten, dan wordt dit in de facturering verwerkt.
- Ordersoort: bij ordersoort 1 (accijnsvrij) wordt altijd,
ongeacht de afspraken met de debiteur, om de accijnsvrije
verkoopprijs gevraagd. De korting kan eveneens handmatig
worden ingegeven. Bij ordersoort 2 (accijnsvrij) wordt op
de normale wijze de verkoopprijs berekend. Per factuur
wordt wordt de accijnswaarde bepaald en als factuurregel
afgedrukt met de tekst "Af accijns". De accijnswaarde
wordt daarna afgetrokken.
De vele mogelijkheden op prijzen door het systeem te laten bepalen komen pas tot hun recht indien alle bij de berekening betrokken codes, percentages en prijzen juist zijn ingevuld.
Het programma berekent aan de hand van de brutoprijzen en de mogelijke kortingen 4 netto-prijzen (welke kortingen mogelijk zijn wordt hierboven beschreven):
1: Verkoopprijs 0, 1, 2, 3 of 4 uit het artikelrecord; 2: Actieprijs per artikel, dit is altijd een netto prijs; 3: Staffelprijs per artikel, afhankelijk van het bestelde aantal; 4: Prijsafspraak per debiteur/artikel.
De laagste, op deze wijze berekende, prijs en de bijbehorende kortingen worden in de orderregel opgenomen. Wellicht ten overvloede: bij ordersoort 1 (accijnsvrij) wordt altijd om de accijnsvrije verkoopprijs gevraagd.
Mutatie van het voorraadrecord:
Per orderregel van voorraad-registrerende artikelen wordt in het voorraadrecord van het betreffende artikel en magazijn het te leveren aantal geteld bij "aantal gereserveerd" en het na te leveren aantal geteld bij "aantal in backorder".
Emballage:
Emballage wordt automatisch berekend indien in het betreffende artikelrecord via de code emballage een verwijzing naar een emaballagerecord is opgenomen. Vanuit het betreffende emballagerecord wordt de prijs (per eenheid artikel) overgenomen in de orderregel.
Indien de code VBR in het debiteurenrecord nul is, wordt het bedrag VBR overgenomen (bij positieve aantallen de prijs "VBR-levering", bij negatieve aantallen de prijs "VBR-retour"). De VBR-prijs is, evenals de emballage, per eenheid artikel.
Staat de VBR-code in het debiteurenrecord op "1", dan wordt de defaultwaarde vanuit het emballagerecord getoond. Deze kunt u wijzigen of overnemen. Als u voor VBR-code "2" heeft ingegeven wordt geen VBR berekend.
Info/opname in het assortimentsbestand:
Door ingave van de tekst "INFO" op de plaats van het artikelnummer worden de opgenomen artikelen van de betreffende klant getoond. Na het invoeren van een normale artikelregel wordt de mogelijkheid geboden om dit artikel op te nemen in het assortimentsbestand indien het maximum van 999 artikelen nog niet bereikt is en het artikel nog niet in het bestand aanwezig is.
Order- en goederenbedrag:
Tijdends het invoeren van de regels worden bovenstaande bedragen berekend en gecumuleerd op het scherm getoond. Het orderbedrag wordt per regel verhoogd met "aantal besteld" x "netto prijs" en het goederenbedrag met "aantal te leveren" x "netto prijs".
Emballage orderregel:
In plaats van een artikelnummer kan (met functietoets <F2>) een emballage-code worden ingegeven. De omschrijving en de betreffende prijs worden op het scherm weergegeven. Na ingave van het aantal (zowel positief als negatief mogelijk) kan de prijs eventueel gewijzigd worden en kan aanvullende omschrijving worden ingetoetst. Tevens is het mogelijk door ingave van het nummer "9999" als emballage-code een vrij bedrag voor retour-emballage in te geven. Ten aanzien van VBR gelden dezelfde regels als bij normale orderregels.
Diverse orderregels (o.a. eenmalige artikelen en bonusartikelen):
U kunt artikelen ingeven waarvan geen artikelrecord aanwezig is. In dat geval geeft u een zogenaamd eenmalig artikelnummer in, waarna omschrijving, aantal, verkoopprijs, verrekenprijs en code BTW handmatig moeten worden ingebracht. Het toekennen van een aanvullende omschrijving is hierbij ook mogelijk. De opbouw van het eenmalige artikelnummer (bijvoorbeeld ?020017) is als volgt:
- Het eerste teken is altijd een vraagteken; - Positie 2 en 3 zijn de grootboekcode ten behoeve van de financiële administratie (02 in het voorbeeld); - Positie 4 t/m 7 zijn een vrij toe te kennen volgnummer (0017 in het voorbeeld).
Het eenmalige artikelnummer wordt ook gebruikt voor het leveren van gratis artikelen tegen inlevering van bonuspunten. Zie hiervoor ook de beschrijving van de facturering. Bij "aantal" wordt in dit geval het eerste in te leveren bonuspunten ingegeven, de prijs dient "nul" te zijn. Vervolgens controleert het programma of het saldo bonuspunten van de betreffende debiteur gelijk of groter is dan het ingegeven aantal. Is dit niet het geval, dan volgt een foutmelding en keert het programma naar ingave aantal terug. Ook negatieve aantallen zijn hierbij mogelijk. Aantallen worden direct op het saldo bonuspunten in het debiteurenrecord geboekt.
Orderregels hoeven overigens niet altijd betrekking te hebben op artikelen, maar kunnen bijvoorbeeld gebruikt worden voor extra kosten doorbelasting etcetera.
Afsluiten order:
Na het afsluiten van een normale order wordt gevraagd of van deze order een pakbon afgedrukt dient te worden. Is dit niet het geval, dan kan de order hierna gereedgemeld worden voor facturering.
Muteren orderkopgegevens:
Na het bepalen van de debiteur en het ingeven van het betreffende ordernummer verschijnen de kopgegevens op het scherm, waarna het, op dezelfde wijze als bij keuze "fout" na het invoeren van een nieuwe order, mogelijk is de gegevens te wijzigen.
De code magazijn kan niet gewijzigd worden, daar aan de hand van deze code de betreffende voorraadrecords gemuteerd zijn.
Muteren orderregelgegevens/info orderregels:
Het is mogelijk om orderregels te wijzigen. toe te voegen of te verwijderen. De aanwezige orderregels worden getoond (mogelijkheid tot bladeren) en het betreffende regelnummer kan worden ingegeven.
Indien u een regel wilt verwijderen, wordt ter controle gevraagd of u er zeker van bent de betreffende regel te willen verwijderen. Kiest u voor het toevoegen van een orderregel, dan komt het programma in de invoertak van het programma. Als een bestaande orderregel gewijzigd moet worden, kunt u door ingave van het regelnummer en het volgnummer van het item, de inhoud van het betreffende item wijzigen. Bij het wijzigen van het "aantal besteld" vindt, indien van toepassing, dezelfde controle op voorraad plaats als beschreven bij invoeren van de regels. Tijdens het muteren van orderregels worden de totalen van de "orderwaarde" en "goederenwaarde" eveneens bijgewerkt.
Indien gegevens binnen de orderregels zijn gewijzigd, wordt opnieuw gevraagd of een pakbon vervaardigd dient te worden.
Info orders:
Aangezien het, na het kiezen van optie 'wijzigen', niet noodzakelijk is om ook werkelijk wijzigingen aan te brengen, functioneert de mutatietak van dit programma tevens als INFO-mogelijkheid.
Zie verder:
- Programma 501 (Proforma facturen) voor orders met ordersoort 3; - Programma 502 (Pakbonnen); - Programma 503 (Gereedmelden).