201 Extra debiteurenadressen
Naast het standaard-adres dat u in Onderhoud Debiteuren kunt vastleggen, heeft
u de mogelijkheid om per klant tot 999 extra adressen te registreren.
Zo'n extra adres is ook bekend onder de naam Afwijkend adres.
De extra adressen bevatten niet alleen adresgegevens als naam, plaats en
telefoonnummer; ook andere rubrieken kunnen per adres worden vastgelegd.
In diverse Kavta-programma's (o.a. Orderinvoer en Onderhoud debiteuren) kunt u nieuwe adressen aan een
klant koppelen; uitgebreid onderhoud op de extra adressen pleegt u met programma 201.
Onderdelen
De belangrijkste onderdelen van deze beschrijving zijn:
Afleveradres en Factuuradres
De debiteurenadressen in Kavta zijn allen te gebruiken als Afleveradres en
als Factuuradres; in de adressen zelf zit geen verschil.
Naast het Afleveradres en het Factuuradres kennen gebruikers van de
Offertemodule nog het Offerteadres; ook hiervoor geldt dat elk willekeurig adres als zodanig dienst kan doen.
Tijdelijk en Permanent
Kavta maakt onderscheid tussen Tijdelijke en Permanente adressen. Adressen die u aanmaakt
met dit programma zijn altijd Permanent.
Werkwijze
<K>- Kopieer dit adres
Met deze keuze kopieert u het adres naar een nieuwe adrescode
(door u te bepalen) voor dezelfde debiteur.
Daarna kunt u het nieuwe adres wijzigen en werkt het programma
hetzelfde als bij het Muteren.
Zie ook de afbeelding hierboven.
De rubrieken
Het scherm van programma 201 bevat standaard de volgende rubrieken:
1 - Debiteurnummer
2 - Adrescode
3 - Naam
Wanneer u wilt kan Kavta voor u de debiteurnaam opmaken. Het programma bepaalt dan
waar HOOFD- en waar kleine letters moeten staan. Of deze mogelijkheid gebruikt wordt
bepaalt u met het trefwoord OPMAAK.
U geeft als naam in: VOF EUROKLANT <ENTER>
Een voorbeeld van het negeren van de opmaakfunctie:
4 - Extra naam 5 - Adres 6 - Postcode
7 - Plaatsnaam 8 - Landnaam 9 - Telefoon 10 - e-Mailadres 11 - Contactpersoon 12 - Plaats machine 13 - Bezoektijd 14 - Routecode
- Verschil tussen Tijdelijk en Permanent adres
- Aanleggen van een nieuw adres
- Bewerken van een bestaand adres
- De rubrieken uit het adresscherm
Voorheen werden adressen met een volgnummer lager dan 500 vaak als Factuuradres gebruikt; adressen
met een volgnummer tussen de 500 en 999 golden dan als Afleveradres (ook wel: Verzendadres).
Het is in Kavta niet meer nodig dit onderscheid te hanteren.
Beide adressoorten kunt u onderhouden (en dus ook verwijderen) met
programma 201; het grote verschil tussen de twee soorten is dat u tijdelijke adressen daarnaast
(semi)-automatisch kunt laten verwijderen met een speciaal programma.
De debiteurenadressen in Kavta zijn allen te gebruiken als Afleveradres en
als Factuuradres; in de adressen zelf zit geen verschil.
Voorheen werden adressen met een volgnummer lager dan 500 vaak als Factuuradres gebruikt; adressen
met een volgnummer tussen de 500 en 999 golden dan als Afleveradres (ook wel: Verzendadres).
Het is in Kavta niet meer nodig dit onderscheid te hanteren.
Het aanleggen van een nieuw adres
1 - Debiteurnummer Geef het debiteurnummer in; Zoeken is natuurlijk mogelijk.
Het debiteurnummer en de (standaard)naam van de klant
worden getoond.
2 - Adrescode Geef een (vrij) volgnummer voor het nieuwe adres in.
De adrescode mag niet lager zijn dan 1 (001) of hoger
dan 999.
Met de <F3>-toets kunt u Kavta laten zoeken
naar een vrije adrescode vanaf een door uzelf ingegeven
beginwaarde.
U kunt ook een nieuw adres registreren door een bestaand adres
te kopiëren en vervolgens in die kopie gegevens aan te passen.
Hoe u dit doet wordt behandeld bij het bewerken van een
bestaand adres.
3 - Invoeren Vul de diverse rubrieken in.
Als defaultwaarde hanteert Kavta bij nieuwe adressen
de gegevens uit het standaard-adres.
Welke mogelijkheden en beperkingen de verschillende
rubrieken hebben wordt elders behandeld.
Het bewerken van een bestaand adres
1 - Debiteurnummer Geef het debiteurnummer in; Zoeken is natuurlijk mogelijk.
Het debiteurnummer en de (standaard)naam van de klant
worden getoond.
2 - Adrescode Geef de code van het te wijzigen adres in.
U kunt met de <F1>-toets zoeken binnen de voor deze
klant aanwezige adressen.
3 - Wat te doen? De adresgegevens verschijnen in het scherm en u krijgt,
naast de bekende functietoetsen <F2> en <F4> en de pijltjes,
de volgende mogelijkheden:
<V>- Verwijder adres
Als u een adres wilt verwijderen ,dient u uw keuze nogmaals
te bevestigen voordat de verwijdering (en de daaraan vooraf-
gaande controle) plaatsvindt.
Een adres mag worden verwijderd wanneer het niet meer in
gebruik is in orders, voororders of offertes.
Ook in het machinebestand (progr. 703) van de eventueel
gebruikte TD-module mag het adres niet als Bezoekadres
vermeld staan.
Als aan de voorwaarden niet wordt voldaan wordt dit gemeld en
blijft het adres natuurlijk gehandhaafd.
<M>- Muteer dit adres
U kunt vervolgens alle rubrieken (met uitzondering van het
debiteurennummer en de adrescode) wijzigen.
Tevens kunt u met de <F1>-toets het adres omzetten
van tijdelijk naar permanent en vice versa.
Na het beëindigen van de mutatie wordt het gewijzigde
adres opgeslagen en keert u terug naar punt 1:
de ingave van het debiteurnummer. Hierbij wordt de laatst-
gebruikte debiteur als default gehanteerd.
U kunt alleen adressen aanmaken voor klanten die reeds in het debiteurenbestand voorkomen.
Gebruik een driecijferige adrescode om het adres uniek te maken. Adres 000 is niet
toegestaan; Kavta gebruikt dit nummer om te refereren aan het standaard-adres dat bij
Onderhoud Debiteuren is vastgelegd.
Voorheen werd een duidelijk onderscheid gemaakt tussen Aflever- en
Factuuradres.
De naam van de debiteur is maximaal 40 tekens lang.
Wanneer u incidenteel niet wenst dat een naam (of andere rubriek) wordt opgemaakt, dan bevestigt u de ingave
van de betreffende rubriek met <F1> in plaats van met <ENTER>.
Voorbeeld:
U geeft als naam in: JAN VAN SALDATA <ENTER>
Kavta maakt daarvan: Jan van Saldata
Wanneer u de gehele naam in kleine letters had ingevuld, was het effect hetzelfde geweest
Kavta maakt daarvan: VOF Euroklant
U ziet dat veel voorkomende afkortingen als VOF en BV door Kavta worden herkend en niet worden herschreven als
Vof of Bv.
U geeft als naam in: JAN VAN SALDATA <F1>
Kavta maakt daarvan: JAN VAN SALDATA
Ook de aanvullende klantnaam (maximaal 40 tekens).
Voor deze rubriek geldt eveneens dat u deze kunt laten opmaken.
Hiervoor geldt hetzelfde als voor rubriek 3: Naam.
Kavta kent geen gescheiden vastlegging van straatnaam en huisnummer.
U geeft dus beiden in in rubriek 5, waarvoor u eveneens 40 posities heeft.
Natuurlijk kunt u deze rubriek laten opmaken.
Hiervoor geldt hetzelfde als voor rubriek 3: Naam.
Voor de postcode kunt u maximaal 10 tekens gebruiken.
Het programma controleert voor u of de postcode volgens de Nederlandse regels is opgebouwd en
geeft een melding indien dit niet het geval is. Het invullen van een niet-Nederlandse postcode is
wel toegestaan. Wanneer Kavta concludeert dat de postcode Nederlands is, zullen de twee letters in
hoofdletters worden omgezet, als dat nog niet het geval was.
Ook deze rubriek kan worden opgemaakt.
Hiervoor geldt hetzelfde als voor rubriek 3: Naam.
Voor de landnaam geldt hetzelfde als voor de rubriek plaatsnaam:
U kunt de rubriek desgewenst laten verlengen en/of laten opmaken.
Het telefoonnummer kent een maximale lengte van 15 tekens; u bent bij het invullen niet aan bepaalde regels gebonden.
Wanneer u meerdere nummers van deze klant wilt vastleggen heeft u daarvoor ruimte in de
aanvullende gegevens.
U kunt 1 of meerdere e-Mailadressen vastleggen.
Tussen de verschllende adressen dient een ';' als scheiding te staan.
Evenals de naam kan deze rubriek maximaal 23 tekens bevatten. De hier vermelde contactpersoon wordt door Kavta gebruikt
in de T.D.-module.
Wanneer u meerdere contactpersonen bij deze klant wilt vastleggen, of van deze contactpersonen meer uitgebreide
gegevens wilt onderhouden heeft u daarvoor ruimte in de aanvullende gegevens.
Deze rubriek (max. 23 tekens) wordt door Kavta gebruikt in de T.D.-module.
Deze rubriek (max. 23 tekens) wordt door Kavta gebruikt in de T.D.-module.
Als defaultwaarde voor deze rubriek (5 pos.) wordt de gelijknamige rubriek uit programma 200 gebruikt.
Ook deze rubriek is met name van belang voor gebruikers van de T.D.-module.