530 A/I/M Offertes
Met programma 530 A/I/M Offertes kunt u een offerte invoeren, op het scherm bekijken, of wijzigen. De offerte kunt u vervolgens afdrukken met behulp van programma 545 en verder afhandelen met programma 531.
Werkwijze aanmaken Start programma 530.
Debiteur Geef de debiteur. U kunt gebruik maken van een
zoeksleutel. De NAW-gegevens van de debiteur
worden op het scherm getoond.
Offertenummer Het systeem maakt na <RETURN> een nieuw
offertenummer aan.
Kopgegevens Voer de kopgegevens in:
- Offerte-adres
- Contaktpersoon
- Onze referentie (verplicht)
- Datum laatste contact
- Referentie (van de klant)
- Afloopdatum
- Vertegenwoordiger- en rayoncode
- Telefoonnummer (informatief)
- Code en datum afgedrukt
Keuze Kies voor ingeven van de regels, of voor muteren van
de zojuist ingegeven kopregels.
<R> = VERWERKEN REGELS <K> = MUTEREN
HEADER-GEGEVENS
Regelgegevens Voer de regelgegevens in.
U kunt 4 regelsoorten ingeven: artikelregels, vreemd-
productregels, tekstregels en kortingsregels. Deze
typen regels worden verderop beschreven.
Het verdient aanbeveling om bij het aanmaken van een
offerte wat 'ruimte' in de regelnummering te houden,
zodat u later zonder problemen regels kunt invoegen.
De laatste 4 ingevoerde regels worden in de midden-
balk getoond. Tijdens het invoeren van regels kunt
u met <F3> bladeren door alle reeds ingevoerde regels.
Het aanmaken van een offerte sluit u af met <F4>.
U keert dan terug naar de ingave van het debiteur-
nummer, waar u een volgende offerte kunt aanmaken
of muteren, of het programma kunt beëindigen met
<F4>. U keert dan terug naar het menu.
Werkwijze muteren Start programma 530.
Debiteur Geef de debiteur. U kunt gebruik maken van een
zoeksleutel. De NAW-gegevens van de debiteur
worden op het scherm getoond.
Offertenummer U kunt direct het offertenummer ingeven, of met
<F3> zoeken in de offertes voor deze debiteur.
Keuze Kies voor muteren van de regels of van de kop-
gegevens.
<R> = VERWERKEN REGELS <K> = MUTEREN
HEADER-GEGEVENS
Kopgegevens Vanaf de rubriek 'offerteadres' loopt u met <RETURN>
naar de rubriek die u wilt wijzigen. Voer de nieuwe
gegevens in, en loop verder met <RETURN> naar de
laatste rubriek. U keert daarna terug naar de keuze.
Denk erom dat u (indien nodig) de afdrukkode weer
op 'N' zet als u de offerte weer wilt afdrukken.
Regelgegevens U kunt nieuwe regels invoeren, en bestaande regels
wijzigen. Met <F3> kunt u vanaf regel 01 door de
reeds ingevoerde regels bladeren, met <F1> krijgt
u informatie over de reeds ingevoerde regels in
de middenbalk van het scherm.
Einde Met <F4> na het wijzigen van de kopgegevens of na
het wijzigen van de regelgegevens beëindigt u het
muteren van de offerte. U keert dan terug naar
de ingave van het debiteurnummer, waar u een
volgende offerte kunt aanmaken of muteren, of
het programma kunt beëeindigen met <F4>, waarna
u terugkeert naar het menu.
Rubrieken kopgegevens
In de kop zijn alle gegevens opgenomen die voor de verwerking van de offerte ten behoeve van sturing en kontrole noodzakelijk zijn, en eenmalig voorkomende gegevens.
Debiteurennummer 6 N
U kunt het debiteurennummer rechtstreeks invoeren, of
zoeken via de zoeksleutels die bij de debiteur zijn
ingegeven. De debiteur moet in het systeem bekend zijn;
wilt u een offerte uitbrengen aan een 'nieuwe' klant,
dan zult u deze eerst via programma 200 (A/I/M Debi-
teuren) moeten invoeren. Wanneer u een niet-bestaand
debiteurennummer ingeeft, dan wordt dit door het pro-
gramma opgevat als zoeksleutel.
Offertenummer 6 N
Aanmaken nieuwe offerte:
- <RETURN>: systeem maakt nieuw nummer aan.
Muteren bestaande offerte:
- Voer nummer in, of
- <F3>: zoek in de aanwezige offertes voor
deze debiteur.
Geef u een foutief nummer in, dan maakt het sys-
teem automatisch een nieuw aan, en gedraagt zich
verder als bij het aanmaken van een nieuwe offerte.
Offerteadres 3 N
In het systeem aanwezige adressen kunt u oproepen
met een 3 cijferige code. Default (<RETURN>) is
het afwijkende factuuradres dat bij de betreffende
debiteur is ingevoerd. Indien bij deze debiteur
geen afwijkend factuuradres is ingevoerd, dan is
de code 0 (geen afwijkend adres) default.
U kunt een (nieuw) afwijkend adres aanmaken door
een niet gebruikte code afwijkend adres in te
geven met <F1>. U kunt dan invoeren:
- Naam 23 A
- Adres 23 A
- Postcode 6 A
- Plaats 17 A
Het programma slaat dit dan op als een tijdelijk
afwijkend adres (zie programma's 201 en 211 van
de debiteurenmodule).
Wanneer u een code ingeeft van een niet-bestaand
afwijkend adres met <RETURN>, kunt u zoeken per
sleutel, of met alle zoeksleutels op het scherm.
Contaktpersoon
- Aanhef 14 A
Default (<RETURN>) is 'Geachte'.
Indien gewenst kunt u een andere formulering intoetsen.
Met <F3> kunt u in het trefwoord OKTK zoeken.
- Voorvoegsel 9 A
U kunt een voorvoegsel intoetsen (mevrouw, Drs.
etcetera), of met <F3> kunt u zoeken in het tref-
woord OFTK.
- Voorletter 8 A
- Naam 18 A
- Afdruk Onder de adressering wordt afgedrukt:
t.a.v. Voorvoegsel + Voorletter + Naam
Als aanhef wordt afgedrukt:
Aanhef + Voorvoegsel + Naam
Bij het overzetten van de offerte naar order
voegt het pakket de eerste 4 posities van de
rubriek voorletter met de naam tot één veld
samen.
Onze referentie 7 A
Deze referentie wordt altijd op de offerte afgedrukt.
De ingave is verplicht.
Laatste contact DDMMJJ
De datum laatste contact wordt alleen in de offerte
gebruikt. Bij het maken van een overzicht offertes
of een overzicht offerte-stamgegevens kunt u dit
veld als selektiecriterium gebruiken.
Default (<RETURN>) is de huidige datum.
Referentie 15 A
In deze rubriek kunt u een eventuele referentie van
de debiteur vermelden. Deze referentie wordt dan
zowel op de offerte als op de orderbevestiging
afgedrukt. Of deze referentie al of niet verplicht
is geeft u aan met de code referentie in het
debiteuren-stambestand.
Afloop offerte DDMMJJ (vervaldatum)
Deze datum komt (vanzelfsprekend) alleen in de
offerte voor. Default (<RETURN>) is de huidige datum.
Bij het maken van een overzicht of een overzicht
offerte-stamgegevens kunt u deze rubriek als
selektiecriterium gebruiken.
Vertegenwoordiger 2 N
Default (<RETURN>) is de code van de vertegenwoor-
diger die u bij de debiteur heeft ingevoerd.
U kunt deze code overnemen, of een andere code
ingeven. Bij het maken van een overzicht offertes
of een overzicht offerte-stamgegevens kunt u
deze rubriek als selektiecriterium gebruiken.
Ook kunt u statistieken per vertegenwoordiger
bijhouden (zie de beschrijving van de statis-
tiekmodule).
Rayon 2 N
Default (<RETURN>) is de code van het
rayon die u bij de debiteur heeft ingevoerd.
U kunt deze overnemen, of een andere code in-
geven. Bij het maken van een overzicht offer-
tes of een overzicht offerte-stamgegevens kunt
u deze rubriek als selektiecriterium gebruiken.
Ook kunt u statistieken per rayon bijhouden
(zie de beschrijving van de statistiekmodule)
Telefoonnummer 13 A
Deze informatie komt alleen in de kop van de
offerte voor. Default (<RETURN>) is het tele-
foonnummer bij het stamadres van de debiteur.
U kunt eventueel een ander nummer ingeven.
Code/datum afgedrukt J/N + JJMMDD
N of J (indien afgedrukt wordt de datum van
afdruk op het scherm gemeld). Deze rubriek
staat bij het invoeren van een nieuwe offerte
op N (niet afgedrukt). Bij het afdrukken wordt
deze code op J gezet, en de datum van afdrukken
ingevuld. Wanneer u een offerte muteert moet
deze code weer op N zetten, zodat bij de vol-
gende keer afdrukken de offerte weer wordt
meegenomen. Als u door omstandigheden een
offerte niet kunt voltooien, zet dan de code
op J zodat de offerte niet voortijdig wordt
afgedrukt.
Rubrieken artikelregels
In artikelregels kunt u artikelen, die bekend zijn in het artikelbestand, in de offerte opnemen. Aan het artikel kunt u, in de artikelregel, tekstblokken koppelen.
Regelnummer 2 N
U kunt ten hoogste 99 regels in een offerte op-
nemen.
Soort regel (S) 1 A (A = artikel)
De regelsoort vult u in bij het invoeren van
een regel. Wanneer U een bestaande regel op-
roept kunt u de regelsoort niet wijzigen; wilt
u bijvoorbeeld een artikelregel door een vreemd-
productregel vervangen moet u eerst de 'oude'
regel verwijderen, waarna u een nieuwe regel
met hetzelfde nummer kunt invoeren.
Artikel 9 N
U kunt direct het artikelnummer ingeven, of
zoeken in het artikelbestand. Bij een enkel-
voudig artikel of een permanente stuklijst
kunt u nu direct de inhoud van het tekstblok
bepalen. Bij ingave van een ad-hoc-stuklijst
dient u eerst de samenstelling van het arti-
kel in te geven. Het inveoeren van een ad-hoc-
stuklijst gebeurt op dezelfde manier als dat
van een permanente stuklijst: zie programma 542.
Het artikelnummer is niet binnen een bestaande
artikelregel te wijzigen; de regel moet in
zijn geheel verwijderd worden, waarna u een
nieuwe regel kunt invoeren.
Standaard wordt de omschrijving van het arti-
kel op offerte en orderbevestiging afgedrukt.
Wilt u ook het artikelnummer op de offerte
afdrukken, neem dan een tekstblokregel op met
daarin de variabele ;ARTIKEL; (zie programma 543
A/I/M tekstblokken).
Artikelgroep (AG) 2 N
Bij verdere doorloop worden korting en omzet
volgens deze groep verwerkt. Meer informatie
hieromtrent vindt u in de handleiding van de
afsprakenmodule en de statistiekmodule.
Tekstblok De omschrijving van het artikel wordt in de eerste
regel van het tekstblok geplaatst. Indien bij
het artikel een tekstcode is ingevoerd, ver-
schijnen in het tekstblok de betreffende tekst-
blokregels met hun afdrukcode. Omschrijvingen
en tekstblokregels van de componenten van een
stuklijst kunt u oproepen met <SLTK> met <F1>.
De inhoud van tekstblokregels kunt u naar be-
hoefte aanpassen. Ook kunt u regels verwijderen,
of nieuwe regels tussen- of achtervoegen. Extra
tekstblokken kunt u ophalen door de tekstkode
met <F1> in te geven of door met <F3> te zoeken.
Afdrukcode Voor elke tekstblokregel moet u de afdrukkode be-
vestigen (eventueel na wijziging).
Code Tekstblokregel afdrukken op:
0 Offerte, orderbevestiging, inkooporder
1 Offerte
2 Order(bevestiging) en factuur
3 Inkooporder
4 Offerte en orderbevestiging
5 Offerte en inkooporder
6 Orderbevestiging en inkooporder
7 Pakbon, afleverbon en factuur
Via de tekstblokregels kunnen op de offerte het
artikelnummer, de prijs, de prijseenheid en het
geoffreerde aantal automatisch worden afgedrukt.
Bij het programma A/I/M Tekstblokken is beschre-
ven hoe deze regels moeten worden opgesteld.
Bovendien vindt u bij de betreffende rubrieken
een korte verklaring.
Wanneer het tekstblok naar wens is samengesteld
kunt u met <F4> doorgaan naar de volgende rubriek.
Aantal 7 D 2
Aantal te leveren artikelen. Wilt u het aantal
op de offerte afdrukken, neem dan een tekstblok-
regel op met daarin de variabele ;AANTAL; (zie
programma 543 A/I/M tekstblokken).
Prijs 6 D 2
De verkoopprijs die voor het (hoofd-)artikel
geldt wordt op het scherm gezet. De wijze waarop
de prijs tot stand komt vindt u beschreven bij
de modules voorraad en prijsafspraken. U kunt
de prijs voor deze offerte wijzigen.
Wilt u de prijs op de offerte afdrukken, neem dan
een tekstblokregel op met daarin de variabele
;PRIJS; (zie programma 543 A/I/M tekstblokken).
Per (prijseenheid) 5 N
De prijseenheid zoals opgenomen bij het artikel
wordt op het scherm gezet. Indien gewenst kunt
u een ander getal invoeren.
Wilt u de prijseenheid op de offerte afdrukken,
neem dan een tekstblokregel op met daarin de
variabele ;EENH; (zie programma 543 A/I/M
tekstblokken).
Korting 2 D 2
Op het scherm wordt de geldende korting vermeld.
In de onderste regel op het scherm wordt gemeld
hoe de korting is opgebouwd (voor nadere beschrij-
ving van de opbouw van prijzen en kortingen zie
de beschrijving van de afsprakenmodule). Met
<RETURN> kunt u het voorgestelde percentage
overnemen, of u kunt (voor deze offerte) een an-
der percentage ingeven. Het uiteindelijke kor-
tingspercentage wordt standaard op de offerte
afgedrukt.
Rubrieken kortingsregels
Kortingsregels kunt u gebruiken om een korting over de gehele offerte of een deel daarvan te geven, naast de korting per artikel- resp. vreemd-productregel. Deze korting kan gegeven worden als bedrag of als percentage.
Extra
Een via een kortingsregel ingegeven korting wordt berekend boven de korting in de artikel- of vreemd-productregels.
Bedrag of percentage
Wanneer u de korting als bedrag geeft wordt dit zonder meer op het totaalbedrag van de offerte in mindering gebracht. Wanneer u de korting als percentage geeft, dan geldt deze over de voorgaande artikel- en vreemd-productregels, vanaf de eerste artikel- c.q. vreemd-productregel, of vanaf de eerste artikel- c.q. vreemd-productregel na de vorige kortingsregels.
Regelnummer 2 N
U kunt ten hoogste 99 regels in een offerte op-
nemen.
Soort regel (S) 1 A (K = korting)
Op het scherm verschijnt de mededeling:
INGAVE PRIJS, <RETURN>=INGAVE KORTING
Bedrag 7 D 2
Wilt u een kortingsbedrag invoeren, dan kunt u
dit bedrag in het veld PRIJS ingeven.
Percentage 2 D 2
Wilt u de korting als percentage geven, geef dan
<RETURN> in het veld PRIJS, en geef daarna
het kortingspercentage in het veld KORT.
Rubrieken tekstregels
In tekstregels kunt u de begeleidende tekst van een offerte opnemen: inleiding, eventuele toelichtingen etcetera. U kunt tekstregels rechtstreeks ingeven, of ze oproepen uit het trefwoord OFTK.
Regelnummer 2 N
U kunt ten hoogste 99 regels in een offerte op-
nemen.
Soort regel (S) 1 A (T = tekst)
Tekstregels hebben een maximale lengte van 70 tekens.
Naast 'gewone' tekstregels bestaan ook 'sluitregels'.
Sluitregels worden na de totalen afgedrukt.
Zij zijn dus geschikt voor het vermelden van leve-
rings- en betalingsvoorwaarden, en de 'onderteke-
ning' van offerte of orderbevestiging. Het regel-
nummer van sluitregels moet 80 of hoger zijn.
Per tekstregel kunt u twee afdrukkodes meegeven.
Hiermee bepaalt u waarop de tekst moet worden
afgedrukt:
Code Tekstblokregel afdrukken op:
0 Algemeen
1 Offerte
2 Orderbevestiging
3 Pakbon
4 Afleverbon
5 Factuur (niet op deelfactuur)
Tekstregels zijn specifiek gebonden aan offertes
en orders in de offertemodule en worden dus niet
meegenomen naar inkooporders. Teksten die u van-
uit de offertemodule op de inkooporder moeten
terechtkomen moeten dan ook in het tekstblok van
een artikel- of vreemd-productregel worden opge-
nomen.
Rubrieken vreemd-productregels
In vreemd-productregels neemt u de te leveren goederen of diensten op die niet in het artikelbestand bekend zijn. Deze kunnen dan toch geheel binnen de geautomatiseerde administratie verder verwerkt worden.
Regelnummer 2 N
U kunt ten hoogste 99 regels in een offerte op-
nemen.
Soort regel (S) 1 A (V = vreemd product)
De regelsoort vult u in bij het invoeren van
een regel. Wanneer U een bestaande regel op-
roept kunt u de regelsoort niet wijzigen; wilt
u bijvoorbeeld een artikelregel door een vreemd-
productregel vervangen moet u eerst de 'oude'
regel verwijderen, waarna u een nieuwe regel
met hetzelfde nummer kunt invoeren.
Artikelgroep (AG) 2 N
In een vreemd-productregel dient u de artikel-
groep zelf in te vullen.
Bij verdere doorloop worden korting en omzet
volgens deze groep verwerkt. Meer informatie
hieromtrent vindt u in de handleiding van de
afsprakenmodule en de statistiekmodule.
Tekstblok De omschrijving van het produkt kunt u in één of
meerdere tekstblokregels ingeven, of ophalen
uit het tekstblokkenbestand. De inhoud van
tekstblokregels kunt u naar behoefte aanpassen.
De inhoud van tekstblokregels kunt u naar be-
hoefte aanpassen. Ook kunt u regels verwijderen,
of nieuwe regels tussen- of achtervoegen. Extra
tekstblokken kunt u ophalen door de tekstkode
met <F1> in te geven of door met <F3> te zoeken.
Afdrukcode Voor elke tekstblokregel moet u de afdrukkode be-
vestigen (eventueel na wijziging).
Code Tekstblokregel afdrukken op:
0 Offerte, orderbevestiging, inkooporder
1 Offerte
2 Order(bevestiging) en factuur
3 Inkooporder
4 Offerte en orderbevestiging
5 Offerte en inkooporder
6 Orderbevestiging en inkooporder
7 Pakbon, afleverbon en factuur
Via de tekstblokregels kunnen op de offerte
de prijs, de prijseenheid en het geoffreerde
aantal automatisch worden afgedrukt.
Bij het programma A/I/M Tekstblokken is beschre-
ven hoe deze regels moeten worden opgesteld.
Bovendien vindt u bij de betreffende rubrieken
een korte verklaring.
Wanneer het tekstblok naar wens is samengesteld
kunt u met <F4> doorgaan naar de volgende rubriek.
Aantal 7 D 2
Aantal te leveren artikelen. Wilt u het aantal
op de offerte afdrukken, neem dan een tekstblok-
regel op met daarin de variabele ;AANTAL; (zie
programma 543 A/I/M tekstblokken).
Prijs 6 D 2
U moet de prijs zelf invoeren.
Wilt u de prijs op de offerte afdrukken, neem dan
een tekstblokregel op met daarin de variabele
;PRIJS; (zie programma 543 A/I/M tekstblokken).
Per (prijseenheid) 5 N
U moet de prijseenheid zelf invoeren.
Wilt u de prijseenheid op de offerte afdrukken,
neem dan een tekstblokregel op met daarin de
variabele ;EENH; (zie programma 543 A/I/M
tekstblokken).
Korting 2 D 2
Alleen eventuele debiteurenkorting wordt op het
scherm vermeld. Met <RETURN> kunt u het voor-
gestelde percentage overnemen, of u kunt (voor
deze offerte) een ander percentage ingeven. Het
uiteindelijke kortingspercentage wordt standaard
op de offerte afgedrukt.