Het is mogelijk om via een Word-macro adresgegevens van relatiebeheer te gebruiken voor het maken van standaard brieven en offertes. De benodigde installatie is apart beschreven. Hieronder wordt beschreven hoe men er verder mee kan werken. In dit proces kunnen vier stappen worden onderscheiden.

• Het aanmaken van een stijlkode
• De definitie van een overzicht of bestand
• De procedure bibliotheek aanpassen
• Vanuit relatiebeheer een adres bestand klaarzetten

Het aanmaken van een stijlkode

In relatiebeheer moet een stijlkode worden aangemaakt, waarin wordt aangegeven hoe het WORD bestand 'wordnaw.doc' eruit moet zien en in welke directory het moet worden geplaatst.

Dit gaat op de volgende wijze:

• Hoofdmenu relatiebeheer keuze 5 Algemeen -> Keuze 2 Stijlen -> Keuze 1 Nieuw of Muteren
  (waarschijnlijk is er al een stijlkode voor WORD aanwezig)
• Geef het volgende in:

  01.	stijlkode	word
  02.	omschrijving	export naar MS.Word
  03.	veldscheiding	#
  04.	recordscheiding
  05.	directory	home
  06.	vaste recordlengte	N
  07.	aantal regels memo	0
  08.	veldnamen opnemen	J

De definitie van een overzicht of bestand

Er moet een bestand of overzicht worden gedefinieerd dat 'WORDNAW' heet. Dit is met de overzichtengenerator van relatiebeheer op de volgende manier te realiseren:

• Hoofdmenu relatiebeheer keuze 3 Generator -> keuze 1 Overzichten generator
• Het kan zijn dat het overzicht al bestaat. Dit is eenvoudig te controleren:
  • Kies via O voor Overzichten
  • Kies nog eens O voor Openen
  • Geef bij de procedurenaam ? in om te bekijken wat er al bestaat
  • Als er meerdere namen worden getoond, is er altijd eentje gemarkeerd. Dat is de naam die gekozen worden als men <RETURN> geeft. Met de pijltjes naar links (terug) en rechts (verder) kan een andere naam geselecteerd worden
  • Als men een naam heeft gekozen kan men de inhoud met B verder bewerken
• Bij aanmaak van een nieuw overzicht kan worden ingegeven:

  Nr	Attr.naam	S	Len	Koptekst
  0001.00	nummer	i	6	nummer
  0002.00	naam	a	30	naam
  0005.00	adres	a	23	adres
  8005.00	postkode	A	8	postkode
  0007.00	plaats	a	18	plaats
  5003.00	directeur	a	25	directeur
  5004.00	aanhef_dir	a	35	aanhef dir

De procedure bibliotheek aanpassen

In de procedure bibliotheek moet worden aangegeven dat WORDNAW een bestand in WORD formaat moet opleveren. Dit kan als volgt geregeld worden:

• Vanuit hoofdmenu relatiebeheer keuze 3 Generator -> keuze 3 Procedure Bibliotheek
• Om te controleren of de procedure al bestaat, gaat men als volgt te werk:
  • Kies voor 2 info en muteren
  • Tik een deel van de procedurenaam in, bijvoorbeeld WORD
  • Er wordt waarschijnlijk een melding gegeven dat het record niet bestaat en daarna gaat het programma op zoek naar procedurenamen die beginnen met de opgegeven tekst
  • Als een procedurenaam wordt getoond, die niet de gezochte is, kan men via <RETURN> verder zoeken, van elke procedure worden de basisgegevens getoond
• Als de procedure nog niet aanwezig is, moet deze worden aangemaakt met de volgende gegevens:

  01	procedure	WORDNAW
  02	omschrijving	BRIEF DIR
  03	datum mutatie	DD/MM/JJ
  04	menucode	1 Nieuwe procedure (gecompileerd)
  05	stijlcode	word export naar MS-Word
  06	uitvoerbestand	wordnaw.doc
  07	informatieblad	N
  08	afbreken	J

Vanuit relatiebeheer een adres bestand klaarzetten

Maak een attribuut aan op de volgende wijze:

• Hoofmenu relatiebeheer keuze 6 Opslag en Presentatie -> keuze 6 attribuut
• Er moet een attribuut zijn/komen met de volgende inhoud:

  01	Attribuutnummer	5000.00
  02	Schermtekst	Word dokument
  05	Soort	c
  15	Functie	CALL AKB85E -P "WORDNAW" -D usr13/samen/<0001.00>
  01	Label	word_brief1

Neem dit attribuut op in een scherm. Wanneer dit attribuut wordt opgeroepen, wordt in de home-directory een adres bestandje aangemaakt. Dit bestandje kan door een WORD-macro worden opgehaald.