100 A/I/M Grootboek
Met programma 100 bouwt en wijzigt u uw grootboekrekeningschema.
Financiële overzichten (Balansen en V&W-overzicht)
U kunt diverse financiële overzichten vervaardigen waaronder de proef-/saldibalans, de kolommenbalans en het overzicht verlies & winst. Deze verslagen worden vervaardigd op volgorde van grootboekrekeningnummer.
Daarnaast kunt u ook gecomprimeerde overzichten laten produceren (gecomprimeerde balans en gecomprimeerd verlies & winstoverzicht). Deze gecomprimeerde overzichten worden niet op volgorde van rekeningnummer vervaardigd. U bepaalt zelf, middels een regelindeling hoe zo'n gecomprimeerd verslag er uit komt te zien. Zie voor meer informatie hierover de beschrijving van rubriek 5 (Soort rekening).
Inhoud en betekenis van de gebruikte rubrieken
1 - Boekjaar Voor elk aanwezig boekjaar (maximaal twee) bestaat een groot-
boekrekeningschema. Bij het aanmaken van het boekjaar (progr. 113)
wordt een rekeningschema voor het nieuwe jaar aangelegd; bij
het afsluiten van het oude jaar (progr. 143) wordt het
schema van het oude jaar verwijderd.
2 - Rekeningnummer Maximaal 7 posities. De maximale lengte van het door u
gebruikte nummer is in te brengen met progr. 616 (Systeem-
parameters). Een nummer langer dan daar ingegeven is in pro-
gramma 100 niet toegestaan.
3 - Omschrijving Maximaal 30 posities. Op alle overzichten worden de eerste
vijftien posities van de omschrijving afgedrukt. De rest van
de omschrijving wordt alleen geprint indien het betreffende
overzicht daartoe ruimte biedt.
4 - Kostensoort 00 = geen kostensoort.
Indien u in programma 616 heeft aangegeven met kostensoorten
en kosten- en/of hulpkostenplaatsen te willen werken kunt u
hier een kostensoort aan de grootboekrekening koppelen. De
betreffende kostensoort dient met programma 104 te zijn aan-
gemaakt of achteraf te worden aangemaakt. Extracomptabel wordt,
indien een kostensoort is ingegeven, op de betreffende kosten-
soort geboekt.
5 - Soort Rekening Hiermee geeft u aan of het hier om een balans-, dan wel
V&W-rekening gaat. De code kan de volgende waardes hebben:
0 - Het gaat hier om een balansrekening die aan de debetzijde
van de balans thuishoort (bv. Kas).
1 - Het gaat hier om een balansrekening die aan de creditzijde
van de balans thuishoort (bv. Vermogen).
2 - Het gaat hier om een balansrekening die aan beide zijden kan
voorkomen, afhankelijk van het saldo (b.v. Kruisposten).
3 - Het gaat hier om een kosten- of opbrengstrekening die op de
Verlies- en Winstrekening tot uitdrukking moet komen.
6 - Code Nivotelling 0 gewone grootboekrekening
1 t/m 5 tellingsrekening van eerste, tweede, derde, vierde of
vijfde niveau.
Ten behoeve van de leesbaarheid van de proef-/saldibalans, de
kolommenbalans en het verlies- en winstoverzicht kunnen tussen-
tellingen worden gemaakt met behulp van zogenaamde tellingsreke-
ningen. Tellingsrekeningen kunnen geen saldo bevatten, er kan niet
op worden geboekt, zij zijn enkel en alleen ten behoeve van de
overzichten aanwezig.
Op elke tellingsrekening wordt het saldo van de voorafgaande reke-
ningen geteld, waarbij wordt teruggeteld tot een telling van gelijk
of een hoger niveau. Verderop deze pagina staat een voorbeeld.
7 - Verdichten 0 = niet verdichten, 1 = verdichten per dagboekblad.
Bij een aantal rekeningen is het raadzaam de code de waarde 1 te
geven, zoals bij bank, giro, btw-rekeningen en verzamelrekeningen
debiteuren en crediteuren.
In dat geval vindt u op de verslagen van de dagafsluiting (jour-
naalposten) nog wèl alle afzonderlijke boekingen, maar worden
de mutaties per dagboekblad in de historie (voor o.a. de rekening-
kaartjes) per dagboekblad tot één verzamelboeking samengevoegd.
8 - Budgetcode 0 = geen budgettering voor deze rekening.
1 = budgettering voor deze rekening; budget is voor alle periodes
gelijk.
2 = budgetbedrag en eventueel -aantal voor deze rekening varieert
per periode.
9 - Budgetbedrag Het voor deze periode geldende budgetbedrag. Maximaal 999999999.99
Indien de budgetcode de waarde 1 heeft kan hier het vaste periode-
budget worden ingegeven en gewijzigd. Indien de code op 2 staat
wordt hier het budget voor de huidige periode alleen getoond. Dit
budgetbedrag is niet te wijzigen in dit programma. Per periode va-
riërende budgetten brengt u in met programma 105.
10 - Budgetaantal Alleen indien u via programma 616 heeft aangegeven ook in aantallen
te willen boeken. Het voor deze periode geldende budgetaantal kan
maximaal 999999 groot zijn.
Indien de budgetcode de waarde 1 heeft kan hier het vaste periode-
budget worden ingegeven en gewijzigd. Indien de code op 2 staat wordt
hier het budget voor de huidige periode getoond. Dit budgetaantal is
niet te wijzigen in dit programma. Per periode variërende budgetten
brengt u in met programma 105.
11 - Cons. Bedrijf Indien u gebruik wilt maken van de mogelijkheid tot consolidatie,
en deze grootboekrekening daarin wilt meenemen, geeft u hier de be-
drijfsletter van het consolidatiebedrijf in.
12 - Consolid.Reknr. Wanneer u bij de vorige rubriek aangegeven heeft te willen conso-
lideren geeft u hier het nummer aan van de grootboekrekening uit het
consolidatiebedrijf waarop het saldo van deze rekening tot uitdruk-
king moet komen.
13 - Blokkering 0 = geen blokkering, op deze rekening kan gewoon worden geboekt.
1 = deze rekening is geblokkeerd voor rechtstreekse boekingen.
Alleen het systeem kan op deze rekening boeken.
Zorg ervoor dat de verzamelrekeningen debiteuren en crediteuren
steeds de waarde 1 bij deze rubriek hebben, zodat niet recht-
streeks op deze rekeningen kan worden geboekt, zonder dat daar-
aan een mutatie in de subadministratie ten grondslag ligt.
14 - Reg.Gecompr.Ovz. Met dit nummer geeft u aan op welke regel van het gecomprimeerde
overzicht (gecomprimeerde balans of gecomprimeerde V&W) het saldo
van de betreffende rekening moet terechtkomen. U mag één
regelnummer voor meerdere rekeningen gebruiken, het systeem zal in
zo'n geval het saldo van de bij die regel horende rekeningen samen-
voegen.
Voorbeeld :
U heeft aan de grootboekrekeningen voor Kas, Bank en Giro bij ru-
briek 5 de waarde 0 gegeven en bij rubriek 14 de waarde 5. Het
gezamelijk saldo van deze rekeningen zal dan op regel 5 van de
debetzijde van de gecomprimeerde balans worden afgedrukt.
U heeft alle verzamelrekeningen Crediteuren de waarde 3 gegeven,
en bij rubriek 5 de waarde 1. Het totale grootboeksaldo van de
crediteuren zal dan op regel 3 van de creditzijde van de gecom-
primeerde balans worden geprint.
U heeft de Tussenrekening Inkopen naar regel 28 verwezen en bij
rubriek 5 als rekeningsoort 2 ingevuld. Bij een postief saldo
zal deze op regel 28 van de debetzijde van de gecomprimeerde
balans worden geprint, samen met het saldo van eventuele andere
rekeningen die bij rubriek 14 dezelfde inhoud hebben en bij ru-
briek 5 de waarde 0. Bij een creditsaldo zal deze op regel 28
van de creditzijde van de gecomprimeerde balans worden geprint,
samen met het saldo van eventuele andere rekeningen die als
soort rekening 1 hebben en bij rubriek 14 de waarde 28.
U heeft de rekeningen die op Personeelskosten betrekking hebben
het regelnummer 15 gegeven, en met rubriek 5 bestempeld als re-
kening voor de V & W. Het saldo van deze rekeningen komt dan op
regel 15 van het gecomprimeerde verlies & winstoverzicht. Het
saldo verschijnt niet op de gecomprimeerde balans.
Financiële Rubrieken
De rubrieken 15 tot en met 28 zijn niet handmatig te wijzigen via dit
programma. Zij zijn éénmalig in te brengen bij het aanleggen
van nieuwe grootboekrekeningen binnen zestig dagen na aanleggen van
het betreffende bedrijf.
15 - Debet deze Het totaal van debetmutaties die in de lopende periode zijn
periode verricht. Deze rubriek wordt direkt tijdens het boeken op de
rekening gemuteerd.
16 - Debet t/m vorige Het totaal van de debetmutaties die in alle afgesloten perio-
periode des van het betreffende boekjaar (rubriek 1) zijn verricht.
Dit wordt bij de periode-afsluiting verhoogd met de inhoud van
rubriek 15.
17 - Credit deze Het totaal van creditmutaties die in de lopende periode zijn
periode verricht. Deze rubriek wordt direkt tijdens het boeken op de
rekening gemuteerd.
18 - Credit t/m vori- Het totaal van de creditmutaties die in alle afgesloten perio-
ge periode des van het betreffende boekjaar (rubriek 1) zijn verricht.
Dit wordt bij de periode-afsluiting verhoogd met de inhoud van
rubriek 17.
19 - Debet volgende Het totaal van debetmutaties die in de volgende periode zijn
periode verricht. Deze rubriek wordt direkt tijdens het boeken op de
rekening gemuteerd. De inhoud wordt tijdens de periode-
afsluiting doorgeschoven naar rubriek 15.
20 - Credit volgende Het totaal van de creditmutaties van de volgende periode.
periode Deze rubriek wordt direkt tijdens het boeken bijgewerkt; de
inhoud wordt tijdens de periode-afsluiting doorgeschoven naar
rubriek 17.
21 - Beginbalans Beginsaldo van het lopende boekjaar. Het bedrag kan worden
ingegeven (wanneer slechts één boekjaar openstaat) met programma
114. De rubriek mag alleen gevuld zijn bij balansrekeningen (rubriek
5 heeft de waarde 0, 1 of 2), en wordt voor deze rekeningen automa-
tisch gevuld met het eindejaarssaldo van het oude jaar tijdens de
jaarafsluiting.
22 - Budgetbedrag Het gecumuleerde budgetbedrag voor deze rekening van alle
t/m vorige per. reeds afgesloten periodes van het lopende boekjaar. Alleen
indien de budgetcode de waarde 1 of 2 heeft. Dit wordt bij de
periode-afsluiting bijgewerkt.
23 - Budgetaantal Het gecumuleerde budgetaantal van de afgesloten periodes van
t/m vorige per. het lopende boekjaar. Alleen indien u met budgetten werkt en
ook in aantallen boekt. Deze rubriek wordt tijdens de periode-
afsluiting bijgewerkt.
24 - Bladnummer Het laatst gebruikte bladnummer van het grootboekkaartje van
deze rekening. Dit nummer geldt alleen voor de rekeningkaartjes
welke tijdens de periode- en jaarafsluiting worden geproduceerd.
Rekeningkaartjes welke "los" worden vervaardigd met programma 148
worden niet genummerd. De rekeningkaartjes die door programma 128
worden vervaardigd hebben hun "eigen" bladteller.
De rubrieken 25 tot en met 28 zijn alleen van belang indien u in programma 616 heeft aangegeven ook in aantallen te willen boeken.
25 - Aantal t/m vori- Het totaal aantal dat geboekt is in alle afgesloten periodes
ge periode van het in rubriek 1 getoonde boekjaar.
26 - Aantal deze per. Het aantal (indien u ook in aantallen wilt boeken) dat in de
lopende periode is geboekt.
27 - Aantal volgende Evenals in bedragen kunt u ook de aantallen voor een volgende
periode periode reeds boeken.
28 - Beginbalans Bij balansrekeningen staat hier het eindsaldo van het vorige
aantal jaar, indien afgesloten, in aantallen. Voor deze rubriek geldt
verder hetzelfde als voor rubriek 21.
Aanmaken van een nieuwe grootboekrekening
Werkwijze Start programma 100. Bij de meeste ingaves geldt dat u met de
<F2>-toets één stap terug kunt doen. Wanneer dit mogelijk is
staat dat onderin uw beeldscherm vermeld.
1 - Boekjaar Wanneer meerdere boekjaren aanwezig zijn kunt u als eerste het
boekjaar ingeven (twee posities).
2 - Rekeningnr. Vervolgens geeft u het grootboekrekeningnummer in. De lengte
van het in te geven nummer wordt bepaald door hetgeen u dienaan-
gaande bij programma 616 heeft aangegeven. Met de <F1>-toets kunt
u door het bestaande rekeningschema bladeren; met de <F4>-toets
kunt u het programma verlaten en terugkeren naar het menu.
3 - Omschrijving Geef de omschrijving in (max. dertig posities).
4 - Kostensoort Default is 00 (geen kostensoort); wanneer u met programma 616
heeft aangegeven geen kostensoorten-administratie te willen voeren,
wordt deze rubriek overgeslagen. Indien hier een (nog) niet bestaan-
de kostensoort wordt ingegeven volgt een waarschuwing. U kunt de
kostensoort achteraf nog met programma 104 invoeren.
5 - Soort rekening Onderin uw scherm zijn de mogelijke waardes te zien.
Default is 0 (balans, debet).
6 - Code Nivotelling Defaultwaarde is 0 (boekingsrekening). Wanneer u hier aangeeft
dat het een tellingsrekening betreft zijn de rubrieken 4 tot en met
28 (met uitzondering van rubriek 6 natuurlijk) niet van belang en
springt u na deze ingave door naar punt 17 (Ingaves accoord?).
7 - Verdichten Geef in of de boekingen wel (1) of niet (0, defaultwaarde)
moeten worden verdicht.
8 - Budgetcode Geef aan of voor deze rekening gebudgetteerd wordt.
Wanneer u hier 0 ingeeft springt u door naar rubriek 11, wanneer u
2 ingeeft eveneens; in dit laatste geval dienen de budgetbedragen
en eventuele -aantallen met programma 105 te worden ingevoerd.
9 - Budgetbedrag Het vaste budgetbedrag is maximaal 999999999.99 (positief of
negatief).
10 - Budgetaantal Wanneer u voor deze rekening niet budgetteert of wanneer u niet
in aantallen boekt, kunt u hier niets ingeven. Het budgetaantal is
maximaal 999999 (positief of negatief).
11 - Cons.bedrijf U geeft hier de bedrijfsletter in van het bedrijf waar naartoe
geconsolideerd moet worden. Wanneer u geen consolidatiebedrijf in-
voert wordt ook rubriek 12 overgeslagen.
12 - Consolid. reknr. De grootboekrekening van het consolidatiebedrijf waarop het
saldo van deze rekening tot uitdrukking moet komen.
13 - Blokkeren Defaultwaarde is 0 (niet blokkeren voor rechtstreekse boekingen)
14 - Reg.gecompr.ovz. Default is 00.
15 - Beginsaldi Wanneer tussen het aanleggen van het bedrijf en het invoeren van
deze nieuwe grootboekrekening zestig of minder dagen liggen, volgt
de vraag: Wilt u de beginsaldi ingeven? <J>/<RETURN>
Wanneer u hiervoor kiest kunt u ook rubriek 15 tot en met 28 invoe-
ren (denkt u aan het evenwicht!). Wanneer u dit niet wilt, of wan-
neer de "zestig dagen-termijn" reeds is verstreken springt u door
naar punt 17 (Ingaves accoord?).
16 - Bedragen U kunt de saldi van de verschillende financiële rubrieken een-
malig ingeven. Bedragen moeten kleiner zijn dan één miljard (posi-
tief of negatief). Bedragen voert u in in hele guldens, eventuele
centen worden van de guldens gescheiden door een punt. Bij credit-
bedragen steeds een "-" vóór het bedrag ingeven.
Voorbeeld:
Anderhalve gulden voert u in als 1.50 (waarbij de 0 eventueel mag
worden vergeten). Vijf gulden voert u in als 5 en vijf gulden cre-
dit voert u in als -5
17 - Ingaves accoord? <RETURN>/<N>
Wanneer u hier <RETURN> geeft wordt de nieuwe grootboekrekening op-
geslagen en kunt u vervolgens een andere rekening ingeven. Wanneer
u hier <N> antwoordt kunt u het één en ander nog wijzigen. Zie de
beschrijving van de info/mutatietak, vanaf punt 3.
Tip
Laat bij de opbouw van een nieuw rekeningschema in de nummering voldoende "gaten" over voor tussen te voegen tellingsrekeningen en eventueel later toe te voegen nieuwe rekeningen. Stuur, na aanmaak of ingrijpende wijzigingen van uw rekeningschema, een overzicht van de stamgegevens (te vervaardigen met programma 115) op aan Saldata. Een "second opinion" kan diverse zaken aan het licht brengen die u misschien over het hoofd heeft gezien.
Info/mutatie/verwijderen van bestaande rekeningen
Werkwijze Start programma 100.
1 - Rekeningnummer Na het eventueel ingeven van het boekjaar, of wanneer slechts
één boekjaar aanwezig is geeft u vervolgens het grootboek-rekening
nummer in.
Met de <F1>-toets kunt u door het bestaande rekeningschema bladeren;
met de <F4>-toets kunt u het programma verlaten en terugkeren naar
het menu.
Na keuze van een grootboekrekening verschijnen de stamgegevens op
uw scherm.
2 - Activititeit <VERW>=VERWIJDEREN
Wanneer de financiële velden (rechterkolom) geen bedragen of aan-
tallen bevatten kan de rekening desgewenst worden verwijderd. Na
deze keuze vraagt het systeem om bevestiging van uw ingave, waarna
de eventuele verwijdering plaatsvindt. Daarna keert u terug naar
ingave rekeningnummer.
<I>=INFO HISTORIE
Deze mogelijkheid wordt u alleen geboden wanneer u de Historische
module bezit (programma 128). In dat geval kunt u de boekingshis-
torie van de betreffende rekening in uw scherm oproepen. Na <F2>
tijdens Info historie keert u terug naar ingave rekeningnummer.
<RETURN>=NWE INGAVE
Keer terug naar ingave grootboekrekeningnummer.
<M>=MUTEREN
Wanneer u hiervoor kiest kunt u vervolgens diverse rubrieken wijzi-
gen.
3 - Wijzigen WELKE RUBRIEK WILT U WIJZIGEN? (99 = EINDE)
De volgende rubrieken mogen gewijzigd worden:
3 geen beperkingen
4 alleen wanneer u met een kostensoortenadministratie werkt.
5 geen beperkingen
6 alleen wanneer de rechterkolom geen bedragen of aantallen
bevat
7 geen beperkingen
8 geen beperkingen
9 alleen wanneer de budgetcode op 1 staat
10 alleen wanneer de budgetcode op 1 staat en u daarnaast
ook in aantallen boekt
11 geen beperkingen
12 alleen wanneer rubriek 11 gevuld is
13 geen beperkingen
14 geen beperkingen
Daarnaast geldt:
Bij een tellingsrekening (code nivotelling is ongelijk aan nul)
mogen alleen rubriek 3 (omschrijving) en rubriek 6 (code nivotel-
ling) worden gewijzigd. Wanneer u als te wijzigen rubriek 99 in-
geeft worden de gewijzigde rekeninggegevens opgeslagen en keert
u terug naar ingave rekeningnummer.
Voorbeeld indeling nivotelling:
Rekening Omschrijving Nivo Saldo
0000001 Gebouwen 0 1.000.000 db 0000006 Afschrijving gebouwen 0 350.000 cr 0000009 Totaal gebouwen 1 650.000 db (saldo van 2 voorafgaande rek.) 0000011 Inventaris 0 87.000 db 0000016 Afschrijving Inventaris 0 33.000 cr 0000019 Totaal inventaris 1 44.000 db (saldo van 2 voorafgaande rek.) 0000020 Tot. gebouwen en Inventaris 2 694.000 db (telt alle voorgaande rek.) 0000101 Kas 0 1.250 db 0000102 Giro 0 53.200 db 0000103 ABN AMRO 0 18.450 cr 0000104 RABO 0 9.000 db 0000106 Kruisposten 0 1.500 db 0000109 Liquide middelen 1 46.500 db (telt voorafgaande 5 rek.) 0000199 Subtotaal 3 740.500 db (telt alle voorafgaande rek.)
Toelichting
Bij rekening 0000009 wordt het saldo van alle voorafgaande rekeningen geprint; bij rekening 0000019 het saldo van alle voorafgaande rekeningen tot (in teruglopende volgorde) rekening 0000009, omdat die een code nivotelling heeft van hogere of gelijke waarde. Bij rekening 0000020 wordt het saldo van alle voorafgaande rekeningen geprint; bij rekening 0000109 staat het saldo van alle voorafgaande rekeningen tot (in teruglopende volgorde) rekening 0000020, omdat die een code nivotelling heeft van hogere of gelijke waarde. Op rekening 0000199 tenslotte weer het saldo van alle voorafgaande rekeningen.
Ondersteuning
Wanneer uw codes nivotelling, uw regelnummering voor de gecomprimeerde overzichten of uw grootboekrekeningschema als geheel wordt gewijzigd, kunt u altijd een overzicht van de stamgegevens (programma 115) naar Saldata Saldata opsturen met het verzoek één en ander na te kijken.