133 Verwerken Electronisch Bankafschrift

Deze module kan gebruikt worden om bankafschriften, die via een telebankingpakket ontvangen zijn te verwerken in de financiële administratie.
De module heeft de mogelijkheid om de van de BankGiroCentrale in een apart bestand ontvangen specificatie van de via acceptgiro's (ola's) verrichte betalingen te verwerken.

Inhoudsopgave

Terugkeren naar het pakketmenu

Algemeen

De module 'Verwerken electronisch bankafschrif' kan gebruikt worden om bankafschriften, die via een telebankingpakket ontvangen zijn in de financiële administratie te verwerken. Het ontvangen bestand moet daarvoor in de werkdirectory van Bbx of (Visual) Pro5 geplaatst zijn.

Dit pakket werkt samen met de module 'Automatische betalingen' en herkent daardoor betalingen aan crediteuren die op de tussenrekening 'BETALINGEN ONDERWEG' (relatiecode 302) geboekt zijn. Dat geldt alleen voor betalingen die gedaan worden nadat de module 'Verwerken elektronische bankafschriften' op het systeemgezet is.

Hetzelfde geldt voor de module 'Incasso' voor de debiteuren. Betalingen van debiteuren, via incasso gepleegd, worden via relatiecode 303 (BETALINGEN ONDERWEG VIA INCASSO) afgeboekt.

Installatie van de module

Installatie: menu en configuratie

Met programma 607 (A/I/M Programma's) moet het volgende programma op een vrije plaats in het menu worden opgenomen:

Programmanummer: 133
Omschrijving   : ELECTR. BANKAFSCHR.
Programmanaam  : BAE010
Uiteraard mag het programma ook op een andere plaats in het menu worden opgenomen. Wanneer u met meerdere bedrijven werkt, moet dit programma in elk bedrijf afzonderlijk in het menu worden geplaatst.

Ook moet de programma-directory /usr/bbx/bas_tel.prg/ aan de configuratie togevoegd worden.
Neem hiervoor contact op met Saldata.

Installatie: Bestanden

Deze module gebruikt naast de bestanden die u reeds op uw systeem heeft staan een aantal extra bestanden. Dat zijn de volgende (waarbij de eerste A voor de bedrijfsletter staat):

- FBAKE1 Constanten
- FBAKE2 Ontvangen bankmutaties
- FBAKE3 Afgestemde bankmutaties
- FBAKE4 Tussenbetand betaalde facturen (via betalings- of incassomodule)
- FBAKE5 Extra bankrekeningen debiteuren/crediteuren pre-IBAN
- FBAKE6 Sorteerbestand afgestemde facturen
- FBAKE7 Meldingen
- FBAKE8 Extra IBAN's debiteuren/crediteuren
- FBAKE9 Sorteerbestand IBAN's debiteuren/crediteuren
- FBAKEA Afgestemde OLA-boekingen (acceptgiro)
- FBAKEB Boekingssaldi per BGC-runnummer (acceptgiro)
- FBAKEC Niet afgestemde OLA-boekingen (acceptgiro)

Als de module voor het eerst opgestart wordt, verschijnt de mededeling:
BESTANDEN ELEKTRONISCH BANKAFSCHRIFT ONTBREKEN
DEZE DIENEN EERST AANGELEGD TE WORDEN

Geef <F4> als u op dit punt het programma wilt afbreken.
Geef <ENTER> om de benodigde bestanden aan te leggen.

Komt deze melding op het moment dat u al een tijdje met de module werkt, dan betekent dat dat één of meerdere bestanden ontbreken.
Neem dan contact op met Saldata.

Na afloop van de installatie verschijnt het menu van deze module op het beeldscherm.

Installatie: Systeemparameters en Zoeksleutels

In de systeemparameters moet een wijziging gemaakt worden. Dat moet gebeuren voor elk bedrijf, dat in gebruik is. U doet dit als volgt:

Ga terug naar het hoofdmenu van Basta. Als u gebruik maakt van het beveiligingspakket dan moet u voor de volgende stap met prioriteit 9 zijn ingelogd.

Voor gebruikers van het DRANKTA-pakket:
Start programma BDDX12 op, gevolgd door BAEX12.

Voor gebruikers van overige pakketten:
Start programma BAXX12 op.

Installatie: Relatiecodes

Wanneer u wilt dat betalingen, die via IDEAL binnengekomen zijn, automatisch op een vaste tegenrekening worden geboekt, dan kunt u die tegenrekening koppelen aan Relatiecode 304.
De binnengekomen IDEAL-ontvangst wordt dan als volgt geboekt:
Bank debet Aan tegenrekening credit

Als u relatiecode 304 NIET invult, wordt de IDEAL-ontvangst niet automatisch afgestemd

Installatie: Bestanden ophalen

De digitale bankafschrift-bestanden moeten in de zogenaamde werkdirectory van uw Saldata-software geplaatst worden, om met deze module verwerkt te kunnen worden. Op een SUN- of Linux-systeem is dat meestal /usr/bbx/tmp.
Op een p.c. is dat meestal de folder met de naam C:\basis\vpro5\.

Heeft u twijfels, neem dan contact op met Saldata.

De naam van het bestand met de bankafschriften wordt (meestal) door uw bank bepaald. Deze naam zult u kunnen vinden in de documentatie van uw bank.
U kunt desgewenst het bestand via 'Windows verkenner' verplaatsen of een andere naam geven.
Kies daarvoor duidelijke namen, zoals raboret.txt, ingret.txt of abnret.txt.

Laat ze echter nooit met de letter f of F beginnen.
U voorkomt daarmee het overschrijven van bestanden uit Saldata pakketten.

Op pc's met (Visual) Pro5 gaat het overbrengen vrij eenvoudig. U kunt bijvoorbeeld met 'Windows verkenner' naar de juiste map van het telebankingpakket gaan en het mutatiebestand met de bankafschriften naar die map slepen, die als werkdirectory gebruikt wordt. Maak eventueel eerst een kopie van het bestand.

Om een bankafschrift-bestand naar een Unix- of Linux-systeem over te brengen moet de directory /usr/bbx/tmp als "schijf" in Windows verkenner beschikbaar zijn.
In de regel zal dat al het geval zijn.
U kunt dan met 'Windows verkenner' het betreffende bankafschriftenbestand naar de betreffende schijf brengen.

Als die betreffende directory nog niet als netwerk-schijf aan de pc gekoppeld is, of als u hierover twijfelt, neem dan contact met Saldata op.

Ook het ontvangen bestand met de specificatie van de via acceptgiro's (OLA's) verrichte betalingen kan op deze manier naar dezelfde werkdirectory overgebracht worden.

Werkwijze

Als de module is geïnstalleerd kunt u ermee gaan werken.
Hierna wordt de werkwijze beschreven.

Globale werkwijze

In grote lijnen verloopt het werken met de module als volgt:

Met het onderdeel ONDERHOUD CONSTANTEN vult u (eenmalig) een aantal basisgegevens in.
Het gaat daarbij om door u gebruikte bankrekeningen, verschilgegevens, zoekteksten en eventuele zaken betreffende acceptgiroboekingen.
Ook kunt u per debiteur of crediteur maximaal 22 extra rekeningnummers vastleggen met het onderdeel ONDERHOUD EXTRA BANK-/GIRONUMMERS PER DEBITEUR/CREDITEUR.

Als u een bestand met ontvangen bankafschriften in de werkdirectoy van uw Saldata-pakket hebt geplaatst, moet dat bestand met het onderdeel CONVERSIE ONTVANGEN BESTANDEN worden gecontroleerd en in een standaard Saldata-indeling worden overgezet.
De module biedt de mogelijkheid om die geconverteerdfe afschriften vervolgens af te drukken.

Het programma AUTOMATISCHE AFSTEMMING vervolgens leest de bankmutaties door en zet deze om in boekingen, als de mutaties aan bepaalde criteria voldoen.
Alle niet 'automatisch afgestemde' mutaties kunnen daarna via HANDMATIGE AFSTEMMING worden omgezet in de juiste boekingen.
De bediening van HANDMATIG AFSTEMMEN lijkt zoveel mogelijk op die van het ALGEMEEN BOEKINGSPROGRAMMA,

Automatisch en handmatig afgestemde mutaties worden niet rechtstreeks geboekt. Pas als alle mutaties van een bankafschrift zijn afgestemd, kunt u ze in uw boekhouding laten verwerken met de keuze 7 DOORVERWERKEN.
Dit om te voorkomen, dat bankafschriften maar gedeeltelijk worden verwerkt.

Na het DOORVERWERKEN zijn de afschriftgegevens verdwenen uit de bestanden van deze module.

Werkwijze per onderdeel

Werkwijze: Onderhoud constanten

Binnen dit programma zijn een vijftal keuze's aanwezig: 

- Onderhoud verschilgegevens debiteuren;
- Onderhoud verschilgegevens crediteuren;
- Onderhoud bankrekeningnummers;
- Onderhoud zoekteksten en gekoppelde rekeningen;
- Onderhoud constanten acceptgiro-boekingen.

Verschilgegevens debiteuren/crediteuren

De verschilgegevens bestaan uit: 

- Percentage te accepteren verschil;
- Maximaal toegestane verschilbedrag;
- Grootboekrekening betalingsverschil (op dit veld kan via
  de <F1>-toets een info op de grootboekrekeningen gepleegd
  worden).

Bij een betaling van een debiteur (of aan een crediteur) wordt het bedrag van de bankmutatie vergeleken met het saldo van de openstaande post(en). Is het verschil gelijk aan het bedrag van de kredietbeperking, dan wordt dat verschil van de betreffende grootboekrekening kredietbeperking afgeboekt. Het kan zijn, dat ook de BTW over de kredietbeperking wordt afgetrokken. Als het resterende verschilbedrag niet groter is dan (op dit moment) 19% van de kredietbeperking, dan wordt dat verschil van de betreffende grootboekrekening BTW afgeboekt, mits het totale verschil binnen de grenzen van het toegestane ligt. Is het resterende verschilbedrag groter dan de over de kredietbeperking berekende BTW, dan zal nooit BTW afgeboekt worden, hooguit een toegestaan betalingsverschil.

De toegestane grens wordt met hulp van het percentage te accepteren verschil en het saldo van de betreffende openstaande post(en) berekend. Op dat moment zijn dus 2 maxima bekend: het aan de hand van het percentage berekende maximum en het maximaal toegestane verschilbedrag. Het totale verschil (dus nog incl. de eventuele afgetrokken kredietbeperking en BTW!) wordt met de laagste van de twee vergeleken: is het verschil lager dan dat maximum dan wordt een eventueel overgebleven verschil naar de grootboekrekening betalingsverschil weggeboekt. Is het verschil groter dan dat maximum dan moet deze bankmutatie handmatig afgestemd worden.

Bankrekeningnummers

In deze module kan men voor maximaal 14 bankrekeningnummers de bankafschriften verwerken. Deze bankrekeningnummers worden met hulp van een volgnummer van 1 t/m 14 benaderd. Per volgnummer ingeven: 

- Bankrekeningnummer (moet aan de zgn. 11-proef voldoen);
- Bedrijfsletter; 
- Dagboeknummer, moet met programma A/I/M Dagboeken
  aangemaakt zijn. Via de <F1>-toets kan een info op
  de dagboeken gepleegd worden.

Opmerking over het veld bedrijfsletter:
Een aantal banken hebben de gewoonte om de mutaties voor verschillende bankrekeningen (die dus van verschillende bedrijven kunnen zijn!) in één bestand aan te leveren. Daarom kan per bankrekening een bedrijfsletter ingegeven worden. Dat betekent, dat bij de conversie de bankmutaties niet in het bedrijf terechtkomen, waarin de mutaties zijn ingelezen, maar in het bedrijf dat bij het bankrekeningnummer opgegeven is. Het bankrekeningnummer moet dus twee keer opgegeven worden, in het bedrijf waarin de mutaties worden ingelezen en in het bedrijf waarin de mutaties verwerkt moeten worden. De programmatuur zorgt er voor, dat de juiste bestanden op het juiste moment geopend worden.

Zoekteksten en gekoppelde rekeningen

In deze module kunnen maximaal 12 zoekteksten aan grootboekrekeningen gekoppeld worden. Tijdens het automatisch afstemmen wordt naar de aanwezigheid van de zoekteksten in de omschrijving van de bankmutatie gezocht (bijvoorbeeld de tekst "RUNNR", "VOORSCHOTTEN" of "SALARISBETALINGEN"). Wordt zo'n tekst ergens in de omschrijving gevonden, dan wordt het bedrag van de bankmutatie geboekt op de bij de tekst vermelde grootboekrekening en is de bankmutatie afgestemd. Per volgnummer van 1 t/m 12 ingeven: 

- Zoektekst in bankmutatie;
- Grootboekrekening, moet met programma A/I/M Grootboek aangemaakt zijn. 
  Via de <F1>-toets kan een info op de grootboekrekeningen gepleegd worden.

Constanten acceptgiro-boekingen

Enkele Saldata klanten willen de gegevens van de acceptgiro's (de ola's) ook automatisch verwerken. Het van de Bankgirocentrale ontvangen bestand met deze gegevens moet dan, net als het bestand met de bankafschriften, naar de werkdirectory van Bbx of (Visual) Pro5 overgezet worden. Aan de hand van het debiteurnummer en het factuurnummer in het betalingskenmerk kunnen de betalingen op het daaraan gekoppelde dagboek en tussenrekening geboekt worden. Ingeven: 

- Dagboek, moet met programma A/I/M Dagboeken aangemaakt zijn. 
  Via de <F1>-toets kan een info op de dagboeken gepleegd worden;
- Tussenrekening, moet met programma A/I/M Grootboek aangemaakt zijn. 
  Via de <F1>-toets kan een info op de grootboekrekeningen gepleegd worden;
- Beginpositie debiteurnummer in betalingskenmerk;
- Beginpositie factuurnummer in betalingskenmerk.

Of deze mogelijkheid ook in de door u gebruikte programmatuur aanwezig is, kunt u bij uw contactpersoon bij Saldata navragen. Uw factureerprogramma's moeten in ieder geval acceptgiro's (ola's) aanmaken. Doen ze dat niet, dan kunt u (nog) geen gebruik van deze optie maken, maar uiteraard wel van de rest van deze module.

Tijdens het afstemmen van het bankafschrift wordt voor betalingen welke bij acceptgiro's horen de boeking "Bank/Aan tussenrekening acceptgiro's" gemaakt. Herkenning van betalingen die via acceptgiro's lopen moet gebeuren door een uniek kenmerk (RUNNR) dat als zoektekst is ingegeven (zie vorige optie van dit programma) en waaraan de rekening van de gebruiken tussenrekening is gekoppeld.

Afstemming van de betaling vindt automatisch plaats waarbij de boeking "Tussenrekening acceptgiro's/Aan debiteuren" gemaakt wordt.
Van betalingen die, om welke reden dan ook, niet kunnen worden afgestemd verschijnt een verslag.

Werkwijze: Onderhoud extra bank-/gironummers per debiteur/crediteur

Debiteuren en crediteuren beschikken vaak over meerdere bankrekeningnummers en/of gironummers. In de stambestanden kan maar één rekeningnummer (vaak het meest gebruikte) ingevoerd worden. Voor deze module is het noodzakelijk om ook de overige rekeningnummers te kunnen beschikken. Omdat de relatie tussen een bankrekeningnummer of gironummer en een debiteur of crediteur uniek is (een rekeningnummer kan nooit bij verschillende debiteuren of crediteuren horen) kan aan de hand van een bankrekeningnummer of gironummer de juiste debiteur of crediteur opgezocht worden. Ingeven: 

- Code debiteur of crediteur: D of K;
- Debiteur of crediteurnummer (waarbij via de <F3>-toets met een zoeksleutel gezocht kan worden).

Per debiteur of crediteur zijn de extra bankrekeningnummers en/of gironummers via een volgnummer van 1 t/m 22 te benaderen. Na ingave van het volgnummer kan het betreffende rekeningnummer ingegeven, gewijzigd of verwijderd worden. Uiteraard vindt controle via het zoeksleutelbestand plaats of het rekeningnummer al aan een andere debiteur of crediteur is gekoppeld. Via de <F2>-toets kan altijd naar de vorige ingave teruggegaan worden.

Werkwijze: Conversie bestanden

Het bestand met de ontvangen bankafschriften moet van te voren in de werkdirectory van Bbx of (Visual) Pro5 geplaatst worden.
Zie Overbrengen bestanden vanaf een pc.

Voor de indeling van de elektronische bankafschriften gebruikt iedere bank (helaas) zijn eigen indeling. Voor de verdere verwerking is dat niet handig en daarom worden met hulp van dit programma de verschillende indelingen naar één standaard indeling geconverteerd. Zoals in de Algemene werkwijze al is vermeld, is dat voor een aantal banken gerealiseerd. Het aantal banken zal in de toekomst op verzoek van de gebruikers van deze module uitgebreid worden.

Na de start van het programma kan een keuze gemaakt worden voor welke bank de conversie uitgevoerd moet worden. Op het beeldscherm wordt getoond voor welke banken dat mogelijk is. Daarna moet de naam van het bestand met de elektronische bankafschriften, zoals dat in de werkdirectory geplaatst is, ingegeven worden.

In de eerste fase van de conversie wordt gecontroleerd of de indeling van het bestand overeenkomt met de gemaakte keuze voor een bank. De volgende meldingen zijn mogelijk: 

- BESTAND: XXX ONBEKEND; GEEF <RETURN>
  De opgegeven naam komt niet voor.
- BESTAND: XXX NIET TE VERWERKEN (FOUT: YY); GEEF <RETURN>
  Bij het openen van het opgegeven bestand treedt een fout
  op, meestal omdat de naam van een bestand is ingegeven, dat
  geen bankafschriften bevat.
- BESTAND GEEN XXXXXX-INDELING; GEEF <RETURN>
  De indeling van het bestand komt niet overeen met de opgegeven bank.
- RECORDLENGTE GEEN XXX TEKENS; GEEF <RETURN>
  De indeling van het bestand komt niet overeen met de opgegeven bank.
- EERSTE RECORD GEEN 24 TEKENS; GEEF <RETURN>
  De indeling van het bestand komt niet overeen met de opgegeven bank.
- REKENINGNUMMER XXXXXXXXX ONBEKEND; GEEF <RETURN>
  Het opgegeven bankrekeningnummer is niet met het programma
  Onderhoud constanten keuze ONDERHOUD BANKREKENINGEN
  ingevoerd.

In de tweede fase vindt de conversie naar het standaardformaat plaats. Na afloop volgt de vraag: 'BESTAND: XXXXX VERWERKT; VERWIJDEREN <J>/<N>'. Het bestand met de bankafschriften is nu geconverteerd naar het standaard formaat. In principe kan deze vraag altijd met J beantwoord worden. In dat geval wordt het ingelezen bestand met de bankafschriften verwijderd, zodat de kans minder wordt dat het nog een keer ingelezen wordt. Als dat bestand ook nog eens van de pc verwijderd wordt, dan is de kans op dubbel inlezen nog kleiner. Wordt de vraag met N beantwoord, dan zal het bestand achteraf met de hand verwijderd moeten worden. Dit kan bijvoorbeeld met 'Windows verkenner'.

Het is toegestaan om verschillende bestanden van verschillende banken achter elkaar te converteren.

Werkwijze: Afdrukken bankafschriften

Naar wens kunnen van de ontvangen en inmiddels geconverteerde bestanden met bankafschriften 'echte' bankafschriften afgedrukt worden, op het formaat van de rekeningkaartjes. 

Keuze: Van welke bank moeten de dagafschriften afgedrukt
       worden. Geef <RETURN> voor alle banken of maak een
       keuze uit één van de banken op het beeldscherm.

Keuze: Van welke bankrekening moeten de dagafschriften afge-
       drukt worden. Geef <RETURN> voor alle bankrekening-
       nummers bij de betreffende bank of geef het gewenste
       bankrekeningnummer in. Is echter gekozen voor het af-
       drukken voor alle banken, dan wordt deze keuze over-
       geslagen. Op het beeldscherm wordt in dat geval aan-
       gegeven dat afschriften voor alle rekeningen worden
       afgedrukt.

Keuze: Vanaf datum (DDMMJJ). Met deze datum wordt de datum
       van de conversie naar het standaard formaat bedoeld.

Keuze: Tot en met datum (DDMMJJ). Hiervoor geldt hetzelfde
       als bij de datum vanaf. 

Keuze: Printernummer. Maak een keuze uit één van de printers
       op het beeldscherm.
 
Keuze: INGAVES AKKOORD? <RETURN>/<N>. Maak de juiste keuze.

Keuze: WILT U EEN TESTPRINT? <RETURN>/<N>. Maak de gewenste
       keuze.

Keuze: INSTELLING AKKOORD? <J>/<N>. Deze vraag komt alleen
       als voor een testprint is gekozen. Wordt met N geant-
       woord, dan komt opnieuw een testprint.

Het bestand met geconverteerde bankafschriften wordt in zijn geheel doorzocht. De gegevens, die aan de opgegeven selectie voldoen, worden gesorteerd op bank, bankrekeningnummer en afschriftnummer om daarna in de vorm van afschriften afgedrukt te worden. Het programma keert na afloop terug op de eerste keuze.

Opmerking bij de afschriften:
De RABO-bank geeft, in tegenstelling tot de andere banken, geen saldo-informatie in het bestand met de bankmutaties. Op de afschriften staat daarom voor deze bank geen begin- en eindsaldo, maar het te boeken bedrag.

Omdat alle gegevens aanwezig blijven tot het moment van doorverwerking, kunnen de afschriften op ieder gewenst moment (opnieuw) afgedrukt worden.

Werkwijze: Automatische afstemming

Dit programma leest het bestand met bankmutaties door en probeert iedere mutatie volgens bepaalde regels om te zetten in boekingen, zoals de BASTA-programma's deze verwachten. Het is niet verplicht om dit programma te gebruiken, maar in dat geval moeten alle mutaties met de hand afgestemd worden.

Keuze: WILT U DIT PROGRAMMA INDERDAAD DRAAIEN <J>/<N>?. Maak de gewenste keuze. Wordt voor automatische afstemming gekozen, dan loopt het programma verder automatisch af.

Per bankmutatie wordt de volgende procedure gevolgd:

Bij een betaling van een crediteur wordt gekeken of deze betaling via de module AUTOMATISCHE BETALINGEN CREDITEUREN gedaan is. Dit geldt echter alleen voor betalingen die via die module gedaan zijn NADAT de module VERWERKING ELEKTRONISCHE BANKAFSCHRIFTEN op het systeem gezet is! In dat geval wordt de betaling via de aan relatiekode 302 gekoppelde grootboekrekening BETALINGEN ONDERWEG verwerkt, omdat de crediteuren-subadministratie al in de module AUTOMATISCHE BETALINGEN CREDITEUREN bijgewerkt is.
Voor debiteuren betalingen via incasso geldt precies het zelfde, deze worden alleen via relatiekode 303 verwerkt.
Bij de andere mutaties wordt via het in de mutatie aanwezige bankrekeningnummer of gironummer geprobeerd een debiteur- of crediteurnummer te vinden. Lukt dat niet, dan moet de mutatie handmatig verwerkt worden.
Wordt een debiteur- of crediteur gevonden, dan leest het programma de openstaande posten van die debiteur of crediteur in.
Per post kijkt het programma of het betreffende factuurnummer ergens in de omschrijvingsregels van de mutatie terug te vinden is.
Per gevonden factuur worden het saldo van de factuur en de kredietbeperking geteld.
Als het bedrag van de betaling groter is dan het totale openstaande saldo van de gevonden facturen, dan kan sprake zijn van een extra vooruitbetaling of zijn niet alle factuurnummers, die betaald zijn, vermeld. In dit geval zal de mutatie ook handmatig verwerkt moeten worden.
De laatste controle die uitgevoerd wordt is kijken of een eventueel betalingsverschil binnen de grenzen valt. In Onderhoud constanten is al in detail beschreven hoe deze controle werkt. Als het betalingsverschil te groot is, dan zal de mutatie handmatig afgestemd moeten worden.
Uiteindelijke blijven alleen bankmutaties over, die wel automatisch afgestemd kunnen worden.
Via het programma OVERZICHT AL WEL AFGESTEMDE BANKMUTATIES kan de uitsplitsing, zoals dit programma deze gemaakt heeft, afgedrukt worden. Zie: Overzichten.
Tijdens het programma Doorverwerken worden de eigenlijke boekingen gedaan. Hierna kunnen eventuele aanpassingen, ook in automatisch afgestemde mutaties, via de mutatietak van het Algemeen boekingsprogramma gemaakt worden, zolang het programma Dagafsluiting nog niet uitgevoerd is.
Voor iedere mutatie, die niet via dit programma af te stemmen is, wordt in het programma Handmatige afstemming onderin het scherm een mededeling getoond met de reden waarom de mutatie niet automatisch te verwerken was.

Werkwijze: Handmatige afstemming

Met dit programma moeten alle niet automatisch afgestemde mutaties handmatig omgezet worden naar boekingen zoals deze door de BASTA-programma's verwacht worden. Het programma zoekt steeds de eerstvolgende nog niet afgestemde mutatie op.

Deze mutatie verschijnt in het beeldscherm met bovenin het scherm achter "TE BOEKEN:" het te boeken bedrag en onderin het scherm de eventuele reden waarom deze mutatie niet automatisch afgestemd is. De bedragen verschijnen in precies dezelfde vorm als in het Algemeen boekingsprogramma (dus gezien vanuit de tegenrekening!).

Per mutatie kan gekozen worden voor verwerken, mutatie overslaan (dus op een later tijdstip verwerken) of einde van het programma. In het laatste geval kan de rest van de nog niet afgestemde mutaties op een later tijdstip verwerkt worden. De boekingen worden op precies dezelfde manier gemaakt als in het Algemeen boekingsprogramma en worden daarom hier niet verder beschreven. Ook de mogelijkheden van info's op rekeningen, vooruitbetalingen, afletteren, verschilboekingen enzovoort zijn mogelijk. Het enige verschil is, dat de bestanden nog niet bijgewerkt worden, dat doet het programma Doorverwerken.

Op de kolom "Kode boeking" (grootboek, debiteur of crediteur) heeft men de mogelijkheid om, als men minimaal één boeking gemaakt heeft om een bankmutatie uit te splitsen naar meerdere betalingen op openstaande posten, de vorige regels van deze uitsplitsing via de <F3>-toets op te roepen of via de <F1>-toets de boeking af te breken. In het laatste geval wordt de vraag 'BOEKINGEN DEZE MUTATIE WORDEN VERWIJDERD; AKKOORD? <J>/<RETURN>' gesteld. Geef het gewenste antwoord.

Als het bedrag achter "TE BOEKEN:" nul geworden is, dan is ook de mogelijkheid aanwezig om via de <F4>-toets de uitsplitsing te verlaten. In dat geval is de mutatie afgestemd en zoekt het programma de volgende nog niet afgestemde bankmutatie op.

Als het (bank)gironummer in het mutatiebestand bij de betreffende debiteur/crediteur onbekend is, dan wordt de vraag '(BANK)REKENING XXXXXXXXX BIJ DEB./CREDITEUR 999999 OPVOEREN? <RETURN>/<N>' gesteld. Indien bevestigend op deze vraag wordt geantwoord, dan wordt het betreffende nummers als één van de 22 extra (bank)rekeningnummers opgenomen in de bestanden.

Werkwijze: Overzichten

Binnen dit programma zijn een tweetal keuze's aanwezig: 

- Overzicht nog niet afgestemde bankmutaties;
- Overzicht al wel afgestemde bankmutaties.
  Maak de keuze voor het gewenste overzicht.
  
- Keuze: Printernummer. Maak een keuze uit één van de printers
         op het beeldscherm.
 
- Keuze: INGAVES AKKOORD? <RETURN>/<N>. Maak de juiste keuze.

Het gewenste overzicht wordt afgedrukt.

Werkwijze: Doorverwerken

Nadat alle bankmutaties afgestemd zijn, kunnen ze in de bestanden verwerkt worden. Ingeven: 

- Boekingsperiode.
  
- Keuze: Printernummer. Maak een keuze uit één van de printers
         op het beeldscherm.
 
- Keuze: <F2>=INGAVE TERUG; START VERWERKING? <RETURN>/<N>. Maak de juiste keuze.

Het programma kontroleert of alle mutaties afgestemd zijn. Is dit nog niet het geval, dan volgt de boodschap 'ER ZIJN NOG NIET-AFGESTEMDE MUTATIES AANWEZIG; <RETURN>' en wordt het programma afgebroken. De niet afgestemde mutaties moeten eerst met programma Handmatige afstemming in de juiste boekingen omgezet worden.

In de tweede fase worden een aantal bestanden leeggemaakt, die deze module nodig heeft om een aantal zaken tijdelijk in te bewaren (zoals de teksten die in het beeldscherm verschijnen met de reden waarom een bankmutatie niet afgestemd kon worden).

In de derde fase worden de boekingen verricht. Tijdens de verwerking vindt voor ieder afschriftnummer een saldocontrole plaats op de tegenrekening van het betreffende dagboek. Voor ieder verwerkt afschrift wordt een regel op het boekingsverslag afgedrukt, waarbij aangegeven wordt of het beginsaldo overeenkwam met het saldo van de tegenrekening.

De boekingen kunnen, zolang de Dagafsluiting nog niet gedraaid is, via de mutatietak van het Algemeen boekingsprogramma nog gewijzigd worden.

Werkwijze: Overzicht extra bank-/gironummers per debiteur/crediteur

Na de start van dit programma zijn de volgende selecties mogelijk: 

- Keuze: Selectie op debiteuren of crediteuren D/K.
         Maak de gewenste keuze.
  
- Keuze: Nummer debiteur cq. crediteur vanaf.

- Keuze: Nummer debiteur cq. crediteur t/m.

- Keuze: Printernummer. Maak een keuze uit één van de printers
         op het beeldscherm.
 
- Keuze: INGAVES GOED? <RETURN>/<N>. Maak de juiste keuze.

Het gewenste overzicht wordt afgedrukt.

Werkwijze: Verwerking acceptgiro-boekingen

Enkele Saldata klanten willen de gegevens van de acceptgiro's (de ola's) ook automatisch verwerken. Het van de Bankgirocentrale ontvangen bestand met deze gegevens moet dan, net als het bestand met de bankafschriften, naar de werkdirectory van Bbx of (Visual) Pro5 overgezet worden. Aan de hand van het debiteurnummer en het factuurnummer in het betalingskenmerk kunnen de betalingen op het daaraan gekoppelde dagboek en tussenrekening geboekt worden.

Wilt u van deze mogelijkheid gebruik gaan maken, neem dan eerst contact op met uw contactpersoon bij Saldata. Uw factureerprogramma's moeten in ieder geval acceptgiro's (ola's) aanmaken. Doen ze dat niet, dan kunt u (nog) geen gebruik van deze optie maken, maar uiteraard wel van de rest van deze module.

Tijdens het afstemmen van het bankafschrift wordt voor betalingen welke bij acceptgiro's horen de boeking "Bank/Aan tussenrekening acceptgiro's" gemaakt. Herkenning van betalingen die via acceptgiro's lopen moet gebeuren door een uniek kenmerk dat als zoektekst is ingegeven en waaraan de rekening van de te gebruiken tussenrekening is gekoppeld.

Afstemming van de betaling vindt automatisch plaats waarbij de boeking "Tussenrekening acceptgiro's/Aan debiteuren" gemaakt wordt. Van betalingen die, om welke reden dan ook, niet kunnen worden afgestemd verschijnt een verslag.

Het ontvangen bestand met de specificaties bevat geen boekingsdatum van de betaling, maar wel het runnummer dat moet corresponderen met het runnummer op het bankafschrift.

In het bestand met de bankafschriften vermelden alle ondersteunde banken het betreffende runnummer in de omschrijving. Deze tekst begint met RUNNR gevolgd door het betreffende nummer. Bij het automatisch afstemmen wordt een bestand bijgehouden met het runnummer, het eigen bankrekeningnummer en de boekingsdatum als het om acceptgiro-boekingen (ola's) gaat. Ter verificatie wordt ook het geboekte bedrag per runnummer opgeslagen. Dit bestand wordt tijdens de verwerking van de ola's gebruikt om alsnog een betaaldatum aan de debiteurbetaling te koppelen.

Vermeld bij de zoekteksten de tekst RUNNR en koppel daar de tussenrekening voor de acceptgiro's aan. Wordt via deze zoektekst een mutatie op het bankafschrift gevonden, dan wordt de mutatie als betaling via een acceptgiro beschouwd.

Het menu van dit programma kent de volgende keuze's: 

- Afstemmen acceptgiroboekingen;
- Doorboeken afgestemde betalingen;
- Overzicht niet afgestemde betalingen;
- Overzicht nog te ontvangen bestanden;
- Overzicht afgestemde betalingen.

Afstemmen acceptgiroboekingen

Het programma vraagt als eerste om de naam van het ontvangen ASCII-bestand met de specificaties van de betalingen die via acceptgiro's (ola's) verricht zijn. Dat bestand moet van te voren in de werkdirectory geplaatst zijn (zie Overbrengen bestanden vanaf een pc).

Het programma daarna of het inderdaad de bedoeling is, dat het gestart moet worden. Vervolgens wordt het bestand met de gegevens doorgelezen en in de bestanden verwerkt.

Doorboeken afgestemde betalingen

Met dit programma worden de accoord bevonden betalingen via ola's verwerkt. Na de start van het programma ingeven: 

- Keuze: Geef boekingsperiode (PPJJ)
  Geef de gewenste periode in.

- Keuze: Start verwerking? <RETURN>/<N>
  Maak de gewenste keuze of ga met F2 terug naar de
  ingave van de periode.

De verdere verwerking verloopt automatisch. Eventuele mededelingen zijn gelijk aan de mededelingen die ook door het Algemeen boekingsprogramma gegeven worden.

Overzicht niet afgestemde betalingen

Met dit programma kunnen de niet afgestemde betalingen uit het ontvangen bestand afgedrukt en eventueel verwijderd worden. Na de start van het programma ingeven: 

- Keuze: Printernummer.
  Maak een keuze uit de getoonde printers.

- Keuze: Afgedrukte gegevens na afloop verwijderen? <J>/<RETURN>
  Maak de gewenste keuze.
  Geef de gewenste periode in.

- Keuze: Start overzicht? <RETURN>/<N>
  Maak de gewenste keuze.

Het overzicht wordt afgedrukt en de niet-afgestemde betalingen worden, indien gewenst, uit de bestanden verwijderd. Op dat moment krijgt u nogmaals de keuze of de gegevens wel of niet verwijderd moeten worden: '<F4>= EINDE ZONDER VERWIJDEREN; OVERZICHT GOED AFGEDRUKT? <J>/<N>'. Maak de gewenste keuze.

Overzicht nog te ontvangen bestanden

Met dit programma kan een overzicht worden afgedrukt van de nog te ontvangen bestanden met betalingen via ola's. Na de start van het programma ingeven: 

- Keuze: Printernummer.
  Maak een keuze uit de getoonde printers.

- Keuze: Start overzicht? <RETURN>/<N>
  Maak de gewenste keuze.

Het overzicht wordt afgedrukt.

Overzicht afgestemde betalingen

Met dit programma kan een overzicht worden afgedrukt van de afgestemde betalingen via ola's. Afdrukken voordat de betalingen doorgeboekt worden. Na de start van het programma ingeven: 

- Keuze: Printernummer.
  Maak een keuze uit de getoonde printers.

- Keuze: Start overzicht? <RETURN>/<N>
  Maak de gewenste keuze.

Het overzicht wordt afgedrukt.

Mededelingen in dit onderdeel

De volgende meldingen zijn mogelijk: 

- GEEN BETALINGENBESTAND (MEER) AANWEZIG; GEEF <RETURN>
  Het ASCII-bestand met de ingegeven naam is niet aanwezig.
  U kunt dit onderdeel van de module nu niet gebruiken.
  Terug naar het menu. Dit bestand dient de gegevens van de
  Ola's te bevatten. Het gaat daarbij om het van de Bank-
  girocentrale ontvangen bestand met in het bestand de
  identificatie 10BGCBYLAGE. Het bestand moet van te
  voren in de werkdirectory van Bbx of (Visual) Pro5 ge-
  plaatst zijn.
- BETALINGENBESTAND NIET TE VERWERKEN (FOUT: XX); GEEF <RETURN>
  Bij het openen van het bestand treedt een fout op. Terug naar
  het menu.
- BETALINGENBESTAND ELDERS IN GEBRUIK; GEEF <RETURN>
  Het programma heeft het 'alleengebruik' van het bestand nodig.
  Terug naar het menu.
- BESTAND FB.KEA ELDERS IN GEBRUIK; GEEF <RETURN>
  Ook voor dat bestand heeft het programma het 'alleengebruik'
  nodig. Terug naar het menu.
- CONSTANTEN NOG NIET AANGEMAAKT; GEEF <RETURN>
  De constanten voor dit deel van de module zijn nog niet aanwezig.
  Zie Onderhoud constanten, onderdeel 'Onderhoud
  constanten acceptgiro-boekingen'.
- BESTAND HEEFT VERKEERDE STRUCTUUR; GEEF <RETURN>
  Het bestand met de gegevens van de ola's ('FB.KEZ') heeft een
  verkeerde structuur. Neem contact met Saldata op.