Onderhoud Crediteuren
Met programma 300 onderhoudt u de crediteurengegevens. Onderdelen
De belangrijkste onderdelen van deze beschrijving zijn:
Functietoetsen
Onderin uw scherm is steeds te zien welke functietoetsen u kunt gebruiken.
Met <F1> geeft u aan dat u wilt zoeken; u kunt in programma 200 onder meer zoeken naar
crediteuren en betalingscondities.
Zoals in de meeste Kavta-programma's is de functietoets <F4> de toets waarmee u het
programma (of de wijziging van een klant of subscherm) kunt afsluiten.
Wanneer een functietoets een andere werking dan gebruikelijk heeft, is dit duidelijk onderin uw scherm vermeld.
Het crediteurnummer is bij de aanmaak van een crediteur vrij te kiezen.
Een Kavta-crediteurnummer is altijd numeriek en bestaat uit maximaal 6 cijfers.
Welk nummer u ook kiest, en op welke manier u dit ook doet:
Basis- of Stamgegevens
Van elke nieuw in het systeem op te nemen crediteur moeten de basisgegevens worden vastgelegd;
deze worden ook wel Stamgegevens genoemd.
In programma 300 zijn de basisgegevens verdeeld over twee schermen.
Bij het aanmaken kunt u geen financiële saldigegevens of omzetcijfers invoeren.
Ook wijzigen van deze rubrieken bij reeds bestaande relaties is niet toegestaan.
Deze gegevens dienen automatisch, via de boekingsprogramma's, te ontstaan.
Aanmaken nieuwe crediteur - Werkwijze
- Terug naar boven
Het wijzigen of bekijken van een bestaande crediteur
In programma 300 roept u een bestaande crediteur op door diens nummer in te geven, of door deze
met één van de zoeksleutels te zoeken.
Het eerste scherm: de rubrieken
In het eerste scherm van programma 300 bevinden zich de volgende rubrieken; achter de
rubrieksnaam staat vermeld hoeveel tekens deze rubriek maximaal kan bevatten:
1 - Nummer (6N)
2 - Naam (23A)
Wanneer u wilt kan Kavta voor u de crediteurnaam opmaken. Het programma bepaalt dan
waar HOOFD- en waar kleine letters moeten staan. Of deze mogelijkheid gebruikt wordt
bepaalt u met het trefwoord OPMAAK.
U geeft als naam in: VOF EUROHANDEL <ENTER>
Een voorbeeld van het negeren van de opmaakfunctie: 3 - Extra naam (23A) 4 - Adres (23A) 5 - Postcode (6A) 6 - Plaatsnaam (17A) 7 - Landnaam (17A) 8 - Telefoon / Fax (15A) 9 - Zoeksleutels (9A) 10 - Afdeling (2N) 11 - Dagboekcode (1N)
Naast de basisgegevens kunt u ook een aantal aanvullende bestanden onderhouden, bijvoorbeeld
ten behoeve van de BTW-module en het crediteuren-tekstblok.
U kunt met dit programma (onder bepaalde voorwaarden) ook crediteuren verwijderen.
- Aanmaak van nieuwe crediteuren
- Bewerken van een bestaande crediteur
- De rubrieken van het eerste scherm
- De rubrieken van het tweede scherm
- De Standaard-crediteur
De meest voorkomende zijn de functietoetsen <F1> tot en met <F4>; deze hebben
in het algemeen de volgende werking:
De <F2>-toets gebruikt u in de regel om een ingave terug te gaan.
Met <F3> kunt u in dit programma meerdere acties uitvoeren; de belangrijkste functie
echter is die van hulptoets.
Bij een aantal rubrieken kunt u meer informatie over de functie van de rubriek opvragen door voor
<F3>=Help te kiezen.
U geeft daartoe de eerste cijfers van het nummer in en sluit af met <F3>.
Het programma vult het ingegeven nummer aan tot 6 cijfers en zoekt vervolgens naar
het eerstvolgende vrije nummer.
Voorbeeld:
U geeft als nummer in 1234 gevolgd door <F3>.
Het programma zoekt dan het eerstvrije crediteurnummer, beginnende bij 123400
Voorbeeld 2
U geeft als nummer in 0123 gevolgd door <F3>.
Het programma zoekt dan het eerstvrije nummer, beginnende bij 012300
Na aanmaak van een nieuwe crediteur en opslag van diens gegevens is het nummer niet meer te wijzigen.
In de praktijk vindt die opslag voor het eerst plaats bij het bevestigen van eerste scherm met crediteurgegevens.
U kunt bestaande crediteuren oproepen door hun nummer (primaire sleutel) in te geven.
Daarnaast kunt u een viertal secundaire sleutels vastleggen: beter bekend als de zoeksleutels.
In de opbouw hiervan bent u geheel vrij; zolang u de maximale lengte maar niet overschrijdt.
Tenslotte wordt ook de Postcode als zoeksleutel vastgelegd; dit gebeurt automatisch.
Wanneer u meer wilt weten over het gebruik van zoeksleutels: de werking van
debiteurenzoeksleutels is vergelijkbaar met die van de crediteuren.
Bij het invoeren van een nieuwe crediteur hoeft u in principe maar één scherm in te vullen.
Het tweede scherm is gereserveerd voor maatwerk-rubrieken en zal voor de meeste Kavta-gebruikers
niet relevant zijn.
Tevens wordt een aantal rubrieken gekopieerd van de zogenaamde standaard-crediteur.
Start programma 300.
1 - Nummer Geef het gewenste crediteurnummer in, of laat het
programma een vrij nummer zoeken, volgens de hierboven
beschreven methode, met behulp van de <F3>-toets.
2 - Gegevens Breng de adresgegevens in, zoeksleutels en overige, in
het eerste scherm gevraagde, rubrieken.
Bij het invullen van de bankgegevens verschijnt daarvoor een
apart'window' in uw scherm.
Wanneer u bij het invullen van een rubriek een stap 'terug'wilt
doen, kunt u in de regel met de <F2>-toets terug naar
de vorige rubriek.
3 - Bevestig Het programma vraagt u of de gegevens in dit scherm juist zijn.
Wanneer u niet akkoord gaat (N) keert u terug naar de laatste rubriek
van het eerste scherm.
Antwoordt u J , dan wordt de nieuwe crediteur opgeslagen en gaat u naar
het tweede scherm.
Deze relatie wordt verder behandeld als een reeds bestaande crediteur en u kunt
desgewenst rubrieken wijzigen.
Vervolgens kunt u een keuze maken uit de volgende mogelijkheden :
<A> Onderhoud aanvullende gegevens
De aanvullende gegevens bieden plaats aan het web-adres en een algemeen
e-mailadres van de relatie. Ook bevat dit extra scherm een aantal
zogenaamde reservevelden die u naar eigen inzicht kunt gebruiken. U kunt
deze rubrieken zelf van een naam voorzien.
Deze functionaliteit is eveneens voor Debiteuren beschikbaar en wordt in
een aparte handleiding behandeld.
Na het onderhouden van de aanvullende gegevens keert u weer terug.
<B> Onderhoud Btw/Iris-gegevens
Wanneer u gebruik maakt van de Btw- en Iris-module, dan kunnen in aparte
'schermen' de hiervoor benodigde gegevens worden onderhouden.
Bij de Btw-gegevens gaat het om het btw-nummer van de crediteur en diens
eventuele nummer bij de Kamer van Koophandel (KvK).
Komt de crediteur uit een ander EU-land, dan moet u het btw-nummer
invullen; bij Nederlandse relaties dient u minimaal NL als btw-nummer
in te vullen. Verzuimt u dit dan kan de crediteur door het systeem worden beschouwd
als afkomstig van buiten de EU.
Ook kunt u hier een BTW-code ingeven, waarmee u aangeeft wat het bij
deze crediteur meest voorkomende BTW-tarief is:
0 - Geen
1 - Extra percentage
2 - BTW Laag
3 - BTW Hoog
Met deze code wordt de (voorstel)waarde van de btw-grondslag berekend bij het inboeken
van binnengekomen facturen.
Eveneens bij het boeken van crediteurenfacturen wordt uit de BTW-gegevens de tegenrekening
(als voorstelwaarde) overgenomen. Deze vaste tegenrekening (denk bijvoorbeeld aan periodiek
terugkerende kosten) geeft u per crediteur eveneens in bovenstaand scherm in.
Bij de Irisgegevens gaat het om de vervoerstak-code, een eventuele haven van
lossing en de keuze of u deze gegevens al dan niet wilt kunnen wijzigen tijdens
een boeking.
Verdere informatie hierover vindt u in de handleiding van de Btw-module
en de Iris-module.
Als u klaar bent met deze gegevens keert u weer terug.
<C> Onderhoud Contactpersonen
U kunt per crediteur maximaal 100 contactpersonen vastleggen, met voor elke
contactpersoon een veelheid aan rubrieken, zoals Naam, Afdeling, Telefoonnummer
en Email-adres. Een groot deel van de rubrieken kunt u naar eigen inzicht
benoemen en gebruiken, evenals bij de Aanvullende gegevens.
Deze functionaliteit is eveneens voor Debiteuren beschikbaar en wordt
elders behandeld.
Wanneer u Inkooporders wilt laten mailen
vanuit Kavta, gebruikt u daarvoor ook de gegevens van een contactpersoon.
Na het onderhouden van de contactpersonen keert u weer terug.
<I> Uitgebreide info
Wanneer u hiervoor kiest wordt programma 300 beeindigd en gaat u automatisch door
naar programma 306.
<M> Muteren deze crediteur
Met de <M> krijgt u de mogelijkheid om de stamgegevens uit de basis-schermen te wijzigen.
Ook de schermen met aanvullende gegevens kunnen worden gewijzigd.
Wanneer u klaar bent met het wijzigen van de gegevens van deze relatie kunt u met de
<F4>-toets de gewijzigde gegevens opslaan en keert u terug naar het begin van
het programma: het ingeven van een crediteurnummer.
<T> Crediteurentekstblok
In het crediteurentekstblok heeft u de beschikking over een soort kladblok waarin u groot aantal regels
vrije tekst kwijt kunt per klant.
Meer informatie vindt u in de beschrijving van het vergelijkbare debiteuren-kladblok.
Na uw uitstapje naar het tekstblok keert u weer terug.
<VERW> Verwijder de crediteur
U kunt een crediteur uit het systeem verwijderen onder bepaalde voorwaardes:
- Er mogen geen openstaande posten aanwezig zijn voor deze crediteur.
- Er mag in het lopende boekjaar niet op deze relatie zijn geboekt.
- Er mogen geen inkooporders voor deze crediteur open staan.
- Er mag dit jaar geen omzet zijn geboekt op deze leverancier.
- De betreffende relatie mag niet als standaard-crediteur zijn
aangemerkt.
Als aan één van deze eisen niet is voldaan kan de crediteur niet uit het systeem worden
verwijderd.
Verdere controles
U kunt de crediteur wel verwijderen als er omzet was in het voorgaande jaar (of daarvoor);
het programma zal u echter wel waarschuwen:
Heeft u er voor gekozen een crediteur te verwijderen, dan zal het programma u nog
minstens één maal om bevestiging van uw keuze vragen.
Nadat de relatie door het programma is verwijderd, keert u terug naar
het begin van het programma.
- Terug naar boven
Het crediteurnummer is elders behandeld.
De naam van de leverancier kan eventueel (net als andere adresrubrieken) worden verlengd tot
een maximale lengte van 60 tekens. Hiervoor is een aanpassing van uw programmatuur nodig.
Als u hierin geïnteresseerd bent kunt u hierover contact opnemen met
Saldata.
Wanneer u incidenteel niet wenst dat een naam (of andere rubriek) wordt opgemaakt, dan bevestigt u de ingave
van de betreffende rubriek met <F1> in plaats van met <ENTER>.
U geeft als naam in: JAN VAN SALDATA <ENTER>
Kavta maakt daarvan: Jan van Saldata
Wanneer u de gehele naam in kleine letters had ingevuld, was het effect hetzelfde geweest
Kavta maakt daarvan: VOF Eurohandel
U ziet dat veel voorkomende afkortingen als VOF en BV door Kavta worden herkend en niet worden herschreven als
Vof of Bv.
U geeft als naam in: JAN VAN SALDATA <F1>
Kavta maakt daarvan: JAN VAN SALDATA
Ook de aanvullende naam kan, desgewenst, worden verlengd en ook deze rubriek kunt u laten opmaken.
Hiervoor geldt hetzelfde als voor rubriek 2: Naam.
Kavta kent geen gescheiden vastlegging van straatnaam en huisnummer. U geeft dus beiden in in de rubriek adres.
In een aantal programma's wordt het hier ingevulde adres aangeduid als het standaard-adres.
Ook deze rubriek kan worden verlengd desgewenst en ook deze rubriek kunt u laten opmaken.
Hiervoor geldt hetzelfde als voor rubriek 2: Naam.
De postcode wordt automatisch opgeslagen als zoeksleutel.
Het programma controleert voor u of de postcode volgens de Nederlandse regels is opgebouwd en geeft een melding
indien dit niet het geval is. Het invullen van een niet-Nederlandse postcode is wel toegestaan.
Wanneer Kavta concludeert dat de postcode Nederlands is, zullen de twee letters in hoofdletters worden omgezet,
als dat nog niet het geval was.
Ook deze rubriek kan worden verlengd tot maximaal 60 tekens en ook deze rubriek kunt u laten opmaken.
Hiervoor geldt hetzelfde als voor rubriek 2: Naam.
Voor de landnaam geldt hetzelfde als voor de rubriek plaatsnaam:
U kunt de rubriek desgewenst laten verlengen en/of laten opmaken.
Telefoon- en faxnummer kennen beide een maximale lengte van 15 tekens.
Wanneer u meerdere nummers van deze klant wilt vastleggen heeft u daarvoor ruimte in de
aanvullende gegevens.
U kunt tot 4 zoeksleutels van elk maximaal 9 posities naar eigen inzicht invullen.
Zoals elders vermeld, worden deze zoeksleutels altijd in HOOFDletters omgezet en opgeslagen.
Deze rubriek gebruikt u om de crediteuren naar eigen inzicht te groeperen in diverse overzichten, bijvoorbeeld in programma 315.
Bij het invoeren van inkoop- en balansfacturen verschijnt deze code en kan daar per post alsnog gewijzigd worden.
37 - Verkoopcategorie (2N)
Deze rubriek kan fungeren als branche-indeling. Er zijn enkele overzichten waarin u hierop kunt selecteren of sorteren. Tevens kunt u deze rubriek zelf als selectie- of sorteeritem gebruiken in het Algemeen LijstProgramma.
Met deze code bepaalt u in welk dagboek de facturen van deze crediteur worden geboekt. Per dagboekcode kunt u desgewenst
een aparte grootboekverzamelrekening voor de crediteuren gebruiken.
De dagboekcode bestaat uit één cijfer en is minimaal 0 en maximaal 3.
| DB- Code | Inkoopboek | Relatiecode
| 0 | 298
| 1 | 29 | 299
| 2 | 30 | 300
| 3 | 31 | 301
| |
|---|
Voor meer informatie: zie de beschrijving van de grootboekadministratie of van de relatiecodes.
12 - Valutacode (2N)
Bij het inbrengen van inkoopfacturen kunnen bedragen in vreemde valuta worden ingevoerd en worden omgerekend naar uw basis-munteenheid.
Valutacodes en -koersen onderhoudt u met programma 108 AIM Valuta
13 - Taalcode (1N)
Defaultwaarde is 0
Als u de Inkoopmodule gebruikt, bepaalt u met deze code welke artikelomschrijving op de inkooporders wordt afgedrukt.
14 - Franco Grens (max 99999.99N)
Het bedrag waarboven goederen franco geleverd worden door deze crediteur.
(0 = niet van toepassing)
De franco-grens wordt bewaakt bij het aanmaken van nieuwe inkooporders.
14 - Afnamelimiet (max. 999999)
Uw kredietlimiet bij deze leverancier. Deze is puur informatief.
Kavta voert in andere programma's geen controles uit op de inhoud hiervan.
16 - Betalingsconditie (2N)
Vul hier een conditie in, welke u met programma 312 heeft vastgelegd.
Als u de module Automatische Betalingen gebruikt, zal bij het boeken van de factuur een betaaldatum worden berekend
aan de hand van deze betalingsconditie en de factuurdatum.
17 - Ons debiteurnummer (15 A)
Het debiteurnummer waaronder u bij deze crediteur bekend staat.
18 - Bankgegevens
dit onderscheid heeft minder met luiheid te maken dan met doelmatigheid:
De oude Postbank-rekeningen kennen een andere rekeningnummer-opbouw dan die van de overige banken.
Zij moeten daarom ook op verschillende manieren worden gecontroleerd en verwerkt (bij bijvoorbeeld incasso-opdrachten).
Tot de regels voor rekeningnummers zijn gewijzigd, zal de Saldata-software daarom dit oude onderscheid blijven hanteren.
In een apart venster krijgt u de gelegenheid om de bankgegevens van deze crediteur te onderhouden.
Het bankrekeningnummer kan als zoeksleutel fungeren.
De bankgegevens bestaan uit de volgende rubrieken:
- Code bank/giro
Met een cijfer geeft u aan of het een bankrekening ( 1 ), een (voormalige) girorekening
( 2 ) of een buitenlandse bankrekening ( 3 ) betreft.
Wanneer u hier 0 invult (geen bank-/girogegevens) worden geen (verdere)
bankgegevens van deze crediteur vastgelegd.
- Rekeningnummer
Of , en zo ja welke, controles plaatsvinden op het hier in te vullen rekeningnummer is
afhankelijk van de gekozen Code bank/giro:
Bij een bankrekening kunt u een nummer van maximaal 9 cijfers invullen (geen punten gebruiken!).
Op dit nummer wordt de zogenaamde elfproef toegepast, waarmee wordt beoordeeld of het
rekeningnummer correct is opgebouwd.
Bij een girorekening (geen P of punten ingeven!) kan hier een getal van maximaal 7 cijfers
worden ingevoerd. Verdere controles vinden hierop niet plaats.
Bij een buitenlandse rekening heeft u maximaal 15 tekens tot uw beschikking,
waarop verder geen controles plaatsvinden.
U kunt dus in dit geval ook letters en andere tekens gebruiken.
- Naam en plaats bank
Bij een girorekening wordt de rubriek naam automatisch gevuld met de tekst Postbank en de
plaatsnaam leeggelaten; u kunt deze rubrieken dan niet wijzigen.
Bij een bankrekening of buitenlandse rekening kunt u met maximaal 23 tekens de naam van de bank invoeren
en de vestigingsplaats van de bank kunt u in maximaal 17 tekens vastleggen.
Bij een buitenlandse bankrekening kunt u tevens de BIC-code, het IBAN-nummer en de landcode van de bank invullen. Bij buitenlandse betalingen heeft u deze gegevens nodig. Na het bevestigen van de rubrieken keert u terug naar het hoofdscherm van programma 300.
- Terug naar boven
Het tweede scherm
Het tweede scherm van dit programma bevat een aantal rubrieken waarvan de naam veelal "Reserve" zal luiden.
Waar u voorheen alle schermen (en alle rubrieken) van programma 300 moest doorlopen bij het
aanmaken van een nieuwe crediteur, is het 'verplichte' deel nu beperkt tot het eerste scherm.
Voor een groot deel van de Kavta-gebruikers zal dit scherm niet relevant zijn; hierin worden namelijk de
maatwerk-rubrieken onderhouden die bij een aantal Saldata-klanten in gebruik zijn.
Per Kavta-gebruiker zullen de rubrieken (indien van toepassing) dan ook verschillende functies hebben.
Daarom wordt de inhoud van dit scherm hier niet verder behandeld.
Een aantal rubrieken wordt automatisch gevuld door Kavta; het programma kopieert deze van de relatie
die door u is aangewezen als Standaard-crediteur.
Rubrieken als saldi, omzetvelden, naam- en adresgegevens en btw-nummer worden vanzelfsprekend
niet overgenomen.
Welke crediteur u als standaard-crediteur gebruikt legt u vast in een
trefwoord.